第30回 テレワーク下の法務業務は「依頼者ファースト」のITツール活用で対応 - サイボウズ 書籍での情報収集の課題解決へBUSINESS LAWYERS LIBRARYを導入

多様な働き方の実現へ向けた先進的な取り組みで知られるサイボウズ株式会社（以下、サイボウズ）。新型コロナウイルス流行の影響により、各社でテレワークなどの柔軟な働き方の導入が進んでいますが、同社の法務部門では、どのように業務に取り組んでいるのでしょうか。

具体的な業務設計やITツールの活用状況について、同社 法務統制本部 部長の我妻 未沙子氏と、法務統制本部 リーダーの三浦 修平氏にお話しいただきました。

契約法務を中心に、知財、コンプライアンス教育まで幅広い業務に対応

まずは法務統制本部の担当領域とおふたりの担当業務を伺えますか。

我妻氏：
法務統制本部の業務領域は、契約書レビューや法律相談などの契約法務が中心です。また、機関法務、監査、知財、コンプライアンスに関わる教育などの機能も担っています。

私自身は部長としてマネジメント業務を担当しています。業務全体の進捗確認とあわせて、プロジェクトマネジメント、HRマネジメントなども行っています。また、ヘッドクォーターとしてのコンプライアンス案件をはじめ、海外案件や他本部をまたぐようなプロジェクトについては実務にも加わります。

三浦氏：
私は、個人情報保護法など行政法に関する中長期の法令対応プロジェクトを担当することが業務の中心です。法務の担当者として、スケジュール管理や、内部ドキュメント作成等を担うことが多いです。

チームの役割分担や人数などの構成について教えてください。

我妻氏：
現在は男性7名、女性6名、トータル13名のチームです。そのうち1名が、弁護士資格を持っていますが、担当業務については他のメンバーと大きくは変わりません。法務メンバーに必要なマインドはどれだけ事業部側の依頼、要望に応えていけるかです。ビジネスロイヤーとしてのスキルを重視しつつ業務を任せています。

チームの業務の半分程度は、契約書レビューや法律相談などわりと期限の差し迫った依頼仕事です。短期の案件のうち、オーソドックスなものは経験の浅いメンバーに担当してもらっています。中長期のプロジェクトは他本部との調整が頻繁に発生するので、経験を積んだメンバーに入ってもらうことが多いですね。

法務への依頼は、アプリケーション上で一元管理

サイボウズは、会社全体として先進的な働き方に取り組まれているイメージが強いです。法務部門ではどのような働き方がとられていますか。

三浦氏：
在宅勤務に関しては、コロナ禍の影響を受ける前にすでに制度として認められており、環境も整っていました。何かあれば在宅勤務をするという習慣は全社的に根付いていたと思います。法務チームにも、子育ての関係で週に1回、在宅勤務を行うメンバーがいました。ですので、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて2月末からは原則出社しないことが決まりましたが、特に大きな問題はなかったです。

在宅勤務でも皆さんがそのように働きやすく過ごせている要因は何だとお考えですか。

我妻氏：
在宅用にPCを配布したり、データをクラウドに移行したりなど、情報システム部門がフレキシブルに対応してくれたことは大きかったと思います。コロナ禍以前からシステムのインフラが整えられていたので、在宅勤務でも社内の環境とほぼ遜色なく仕事ができています。

もともと各メンバーも、子育てや宅配便の受け取り、自宅の点検立ち会いなど、ちょっとした理由で気軽に在宅勤務の制度を使っていました。皆が制度を利用することで、無理をして出社をしたり、私用の時間を無理に調整したりする必要がなくなるので、心地良く仕事ができ、メンバーは満足度高くチームに貢献してくれます。その結果、チーム全体の雰囲気も良くなります。

情報共有やミーティングの手段など、ソフト面で工夫されているところはありますか。

我妻氏：
法務への依頼は、当社の業務改善プラットフォーム「kintone（※1）」を活用して一元管理しています。kintoneのデータベースにアクセスさえできれば、いつでも、どこからでも依頼が受けられます。

三浦氏：
具体的には、kintoneで開発した「法務統制相談箱アプリ」に、各本部の担当者が案件を登録すると、法務メンバー全員に通知される仕組みになっています。通知を受領したら、内容を確認して担当者をアサインします。

法務統制相談箱アプリは、法務チーム内で利用している「ToDo管理アプリ」と連携されており、アサインされたメンバーはToDo管理アプリ上でチームでのコミュニケーションを取りながら対応方針を決め、依頼者に対しては法務統制相談箱アプリ上で回答していくという流れになります。

ITツール導入時にも法務チームの行動指針 "依頼者ファースト" を重視

新型コロナウイルス感染症が流行したタイミングで、業務の対応方法を変えたり工夫したりした点はありますか。

三浦氏：
押印業務の運用ですね。もともと昨年の半ばから後半にかけて、押印申請を行うワークフローのアプリケーションをkintone上で作成していました。法務統制相談箱アプリで相談を受けたドキュメントをそのまま押印申請のアプリケーションに連動させることで、ユーザー側の負荷なく押印申請できるようにすることを目的としています。

さらにkintoneには、他社のサービスと連携できる機能もありますので、昨年導入していた電子契約サービスの「クラウドサイン」を押印申請用のアプリに連携できる仕組みも整えていました。新型コロナウイルス感染症が流行りはじめた段階では、すでにkintoneによる押印申請用のアプリとクラウドサインとの連携が完了していたので、在宅勤務へ移行した後も仕組みはそのまま活用できました。

一方、書面での契約書のやりとりや押印が必要なお客様もいらっしゃいます。コロナ禍を受けて、押印業務は週2回にまとめて実施するなど、最低限の出社で済むような運用に変更した業務もありました。

法務業務をどれだけ効率化できるかという観点でITツールの導入を検討される企業は多いですが、ユーザー側の負担減を目的に押印申請のワークフローを整備するという視点は、ユーザーフレンドリーで特徴的だと感じました。

三浦氏：
会社全体として、トライアンドエラーで常に新しいシステムを試して、より効率化をしていこうという風土があります。法務チームでは、KPT（Keep、Problem、Try）形式で業務を振り返る定例ミーティングを設けています。そこで出てきた課題に対して、リーガルテックに詳しいメンバーが候補となるサービスやツールを紹介してくれるので、費用対効果などを話し合い、トライアルで利用してみて、運用イメージが湧くようであれば導入するという流れをとっています。

その際、もちろん法務チームとしてメリットがあることがベストですが、依頼者や担当者、部内のメンバーにコストが転嫁されてしまうような仕組みは採用しないようにすることを重視しています。

我妻氏：
法務チームの行動指針として「依頼者ファースト」を一番強く打ち出しています。ビジネス法務として、依頼者にどれだけ満足してもらえるかにピントを合わせて会社のなかで価値を出していくことが大事だと思っています。

コロナ禍を受け、どこでも法律書籍が読める「BUSINESS LAWYERS LIBRARY」を導入

コロナ禍の影響を受けるかたちで、当社が提供する、法律雑誌・書籍のオンライン閲覧サービス「BUSINESS LAWYERS LIBRARY（※2）」も導入いただいています。活用前は業務においてどのような課題をお持ちでしたか。

三浦氏：
BUSINESS LAWYERS LIBRARYは、コロナ禍による在宅勤務体制に移ってから導入しました。

従来のリーガルリサーチには、大きく3つの選択肢がありました。1つは書籍を読んで勉強する方法。2つめは、各法律事務所や団体が開催しているセミナーに参加して情報をキャッチアップする方法。3つめは、法律事務所にリサーチをお願いする方法です。

在宅勤務になってからも、法律事務所との連絡のやりとりは続けていますし、セミナーもオンラインで開催されているものが多いので、各メンバーが希望するものを受講しています。ただ、書籍はオフィスに置いているため、在宅勤務では書籍による情報収集は難しくなりました。そのため、BUSINESS LAWYERS LIBRARYの導入に至りました。

BUSINESS LAWYERS LIBRARYの導入の検討はどのように進めていきましたか。

我妻氏：
メンバーから「こんなに便利なサービスがあるんです、使わせてください！ 皆さんも困っていますよね？」と相談を受けたのがきっかけです。金額的に妥当だということももちろんありましたが、法務チームとして、法律書籍や雑誌を読み、専門知識をアップデートすることは大事なことなので、あまり悩まずに決めましたね。情報はできる限り一次ソースにあたるべきだと思いますし、知識をつけることは、専門職としての役割を果たすために適切な投資だと考えています。

ご利用の状況について教えてください。

三浦氏：
法務メンバー全員にアカウントを付与しています。各メンバー、使い方はさまざまです。たとえば、新しく入社した知財業務担当のメンバーは、実務的な手続きを学ぶために、BUSINESS LAWYERS LIBRARY内の知財管理の書籍を参照しているようです。

また、ある程度経験のあるメンバーからは、法律雑誌を移動途中や空き時間に読めるため重宝しているという報告もあります。何より出社せずに書籍が読めるのは大きなメリットです。スマートフォンなど端末が1つあればどこでも読める利便性を魅力に感じているメンバーは多いですね。検索機能があり、横断的に調べ物ができるので非常にありがたいという感想もメンバーから聞いています。

withコロナ時代に求められるのは、テキストベースのコミュニケーション能力

withコロナと言われる時代に、サイボウズの法務部門として継続して取り組んでいきたいことや変えていきたいことなどの展望を伺えますか。

我妻氏：
withコロナという視点で考えると、引き続きオンラインでのコミュニケーションが増えていくと思います。しかし対面のコミュニケーションでしか得られないものもあると感じていて、その穴をどうやって埋めていくかは課題です。

特にテキストベースのコミュニケーションの場合、そのテキストを相手が読んだときにどんな思いで受け取るか、想像力を働かせながらやりとりをするなど注意深くならなければいけません。たとえば、ネガティブ要素の含まれるフィードバックをするときや軋轢が生じうる局面では、文字だけでは真意が伝わりにくい場合もあると思います。事業部側の担当者からヒアリングをするときにも、要望に寄り添う姿勢や、より多くの情報を引き出すための工夫が必要になると思います。

三浦氏：
テキストベースのコミュニケーションが増えていくなか、他本部の担当者とのさまざまなやりとりから法務として本質的な情報を拾い上げていく能力は、より重要度が増すと思っています。テキストベースのコミュニケーションであってもテレビ会議であっても、なるべく少ないやりとりで必要な情報を吸収するスキルが、法務にはより求められるようになるのではないでしょうか。

（文：周藤 瞳美、取材・編集：BUSINESS LAWYERS 編集部）