営業現場で使える!英文契約書のポイント

第3回 国際売買取引のきっかけとなる英文メールの作法

取引・契約・債権回収
宮田 正樹 一般社団法人GBL研究所 理事

シリーズ一覧全22件

  1. 第1回 英文契約書の基礎知識
  2. 第2回 英文契約書のサンプル・テンプレート:英語で構成する際の用語集
  3. 第3回 国際売買取引のきっかけとなる英文メールの作法
  4. 第4回 取引条件を提示するときの伝え方
  5. 第5回 見積もりの依頼と申し込みの承諾
  6. 第6回 契約締結における留意点
  7. 第7回 売約書(Sales Note)と買約書(Purchase Note)の一般条項(その1)
  8. 第8回 売約書(Sales Note)と買約書(Purchase Note)の一般条項(その2)
  9. 第9回 英文契約書送付時のメールや取り交わしの送付状の例文・ドラフト送付の文章
  10. 第10回 契約締結時に問題となる、印紙税と書式の争い
  11. 第11回 契約条項の変更交渉と変更契約書の締結
  12. 第12回 電子データでの契約締結
  13. 第13回 貿易決済の種類と条項
  14. 第14回 荷為替手形決済の仕組みと為替手形の形式
  15. 第15回 信用状付荷為替決済(L/C決済)の為替手形と開設依頼書
  16. 第16回 信用状(L/C)の開設通知と訂正依頼
  17. 第17回 信用状(L/C)の受領後の船積実務
  18. 第18回 船積みの督促と船荷証券(B/L)未着の場合の対応
  19. 第19回 貿易取引で売主が支払督促を行う場合の英文メール・督促状(Demand Letter)の書き方と法的手続
  20. 第20回 信用状付荷為替決済(L/C決済)のディスクレ
  21. 第21回 英文契約書における商品クレームの通知と応対
  22. 第22回 商品クレームの解決手段として用いる英文の和解契約書例
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目次

  1. 引合段階
  2. 英文メールの作法
    1. Eメールの書き方
    2. 冒頭語(Salutations)と結語(Complimentary Close)
    3. コロンとセミコロンの使い分け
    4. 日付の表現における「米国式」と「英国式」
    5. 書き出しの一文
  3. 「引合段階」での「打診」のメール
    1. 買主からのアプローチのメール
    2. 売主からのアプローチのメール

 連載も3回目を迎え、いよいよ「取引実務」の世界に入っていきます。

 取引の基本は「売買」にあるといえます。この最も身近で一般的な「売買取引」を基に、取引の引き合いの段階から、契約の成立、取引の実行、問題の発生(クレーム)とその解決までの各段階における交渉内容・コレスポンデンス(現在では電子メールでのやりとりが中心です)や発行するドキュメント(見積書、売買契約書、クレームレター、和解契約書など)について、イベントごとに解説していきます(全体の流れは下のフロー図「売買取引プロセスダイヤグラム」をご参照ください)。

【売買取引プロセスダイヤグラム】

売買取引プロセスダイヤグラム

引合段階

 引き合いinquiry)は売主側が買主候補者に商品を「売り込む」ことからスタートする方が多いと思われますが、買主側が売主候補者に「貴社の(この特定の)商品に興味がある」または「貴社でこんな商品は提供できないか?」という打診からスタートすることもあります。

 引合段階は取引交渉を始めるきっかけを作る段階、いわば「ジャブ」を打つだけですから、自社およびその製品等の説明において「虚偽(嘘)」の記載がない限り別段の法律問題は発生しません。

 引合段階のものを含め国際間の交信(コレスポンデンス)の歴史を振り返ると、昔は郵便(古くは船便、次いで航空便)という到達までに日数のかかる手段しかなかったものが、電信の発達によりスピードの面ではるかに進歩していきました。ところが、コストセーブのために簡素化された文章や、略語(アブリビエーション:abbreviation)が多用されるなど、充分に意を尽くせないコレスポンデンスとなるため、手紙によってその隙間を埋めることも必要でした。

 筆者が社会人となった頃(1970年代)は、テレックスという専用回線での電信通信が主流で、そのテレックス時代が1990年の初頭まで続きました。ファクシミリというメディアは画期的でしたが、オリジナルデータの保存性にいささか問題があり、インターネットによる電子メールが一挙にビジネスの世界を席巻することになりました。

英文メールの作法

 前置きが長くなりましたが、引合段階でのコレスポンデンス(以下「コレポン」と略称します)の解説に入る前に、現代の主流コレポン手段である電子メール(以下単に「メール」または「Eメール」といいます)の作法について、英文でのメールを前提に紹介します。

Eメールの書き方

 「宛先」(メールアドレスを書き込む部分)や「件名(Subject)」を書き込む部分の配置は、使用するメールソフトの種類によって若干の違いはありますが、本文の書き方は伝統的な英文レターの書き方に基づくものとするのが普通です。もちろん、相手方と親しくなり、気心が通じ合うようになれば、ビジネスメールとはいえ、カジュアルでフランクな文体・文章にすることは自由ですが、ここではオーソドックスな文体を基本とします。

 まず、下記の簡単なメールの見本をご覧ください。

From/送信者: Masaki Miyata
To/宛先: apmc@xxx.com
cc:
(bcc:)
Subject/件名: Request for your catalog

Dear Sir or Madam:

We are a manufacturer and distributor of industrial machineries in Japan.
We saw your plastic injection machines displayed at the International Machinery Fair held in Tokyo last month.
We would like to know more details about your new model No.ABC-12345.
Could you please send us a copy of your current catalog and a price list for this particular model?

Thank you very much for your attention to this matter.

Respectfully yours,
Masaki Miyata
Manager of Importing Department
Global Business Ltd.
件名:貴社のカタログ請求の件

拝啓 当社は日本における産業機械の製造販売業者です。
先月東京で開催された国際機械展示会において貴社のプラスチック射出成型機の展示を拝見しました。
貴社の新製品・製品番号ABC-12345についてより詳しく知りたいと思います。
この製品の最新のカタログと価格表をお送り頂けませんか。
ご高配を賜りますれば幸いです。

敬具

冒頭語(Salutations)と結語(Complimentary Close)

 「Dear Sir or Madam:」が「冒頭語(Salutations)」と呼ばれる日本の手紙でいえば「拝啓」などにあたる相手方への呼び掛け部分です。Dear Mr.(or Ms.) Miyataなどと相手方の名前を書くことも含みます。

 「We are a manufacturer ・・・」から「Thank you very much for your attention to this matter.」部分がメールの本文(伝えたい内容)です。

 そして「Respectfully yours,」が結語(Complimentary Close)と呼ばれる日本の手紙で言うと「敬具」「草々」など手紙の締めの言葉です(その後に、必要に応じて差出人の名前や会社名、役職などを書き込みます)。

 冒頭語と結語は「拝啓〜敬具」のようにセットになっています。下の表は冒頭語と結語のセットを例示したものですので、ご参照ください。

【冒頭語(Salutations)と結語(Complimentary Close)】

冒頭語 結語
丁寧なもの(「拝啓〜敬具」に相当)
「御中」に相当する表現
(米国式)Ladies and Gentlemen:
(英国式)Dear Sirs, またはMessrs +[会社名]

〔米国式〕

Respectfully yours,
Faithfully yours,
Very truly yours,
Truly yours,
Sincerely yours,
Sincerely,
Best regards,

〔英国式〕

Yours respectfully,
Yours faithfully,
Yours very truly,
Yours truly,
Yours sincerely,
Sincerely,
Best wishes,
Dear Sir or Madam (相手が分からない場合)
(省略形)Dear Sir/Madam
(部署や役職名がわかる場合)
Dear Sales Manager
若干くだけたもの(「前略〜草々」に相当)
Dear Mr.(or Ms.) Miyata(姓:family name) Best regards,
Kind regards,など
ある程度親しい間柄
Dear Masaki(名:first name) Regards, Thanks,
Thanks and regards,など
とても親しくフレンドリーな間柄
Hi
Hi Masaki(名:first name)
Hello Masaki(名:first name)
Masaki(名:first name)
Speak to you soon,
Speak to you then,
Have a good day,
Take care,
Thanks, など
複数の相手に送る場合
Dear Customer(「お客様へ」)
Dear all(「皆様へ」)
Hi everyone(「皆さんへ」)
上記参照

 なお、冒頭語の後に付ける句読点は、米国式はコロン[:]、英国式はカンマ[,]とするのが一般的だといわれていますが、それほど厳格な決まりではありません。どちらを用いてもよく、メールでは省略してもよいとされています。

  • 米国式[:] → Dear Mr. Miyata:
  • 英国式[,] → Dear Mr. Miyata,
  • 省略式 → Dear Mr. Miyata

コロンとセミコロンの使い分け

 コロンがでてきましたので、英文でのコロン[:]とセミコロン[;]の使い分けについて、簡単にまとめました。下表をご参照ください。

【コロン[:]とセミコロン[;]】

セミコロン[;] コロン[:]
互いに対等な2文以上をつなぐときに使用する その後に同等な構成要素を並べる合図として使用する

例文

They were sitting silently; they had nothing else to do. The guests were from three countries:
France, Italy, and Germany.
The Silence of the Lambs swept the other major categories in the Academy Awards, with Jodie Foster, for Best Actress; Anthony Hopkins, for Best Actor; and Jonathan Demme, for Best Director. We rejected his proposal for the following three reasons:
(1) The price was too expensive.
(2) The quality of their products was lower than our standard.
(3) The delivery date was not guaranteed.

契約書での使用例

WHEREASクローズの各文末に使用 項目を箇条書きで列記する場合に使用
(Force Majeure条項の不可抗力事由など)

日付の表現における「米国式」と「英国式」

 冒頭語(Salutations)と結語(Complimentary Close)の項で、「米国式」と「英国式」と記載しましたが、英語での日付表示にも「米国式」と「英国式」があります。

 「米国式」は、「November 12, 2017」のように「月、日、年」の順に列挙する形式で、
 「英国式」は、「12 November 2017」のように「日、月、年」の順に列挙する形式です。

 上記のようにフルにスペルアウトすれば、特に大きな問題はありませんが、これが簡略化され11/12/2017という日付表示がされたとします。
 西暦はわかりますが、その日付が11月12日なのか、12月11日なのか混乱しますよね?
 さらに簡略化され11/12/17とされると、われわれ日本人には日本式の2011年12月17日なのか、米国式の2017年11月12日(November 12, 2017)なのか、英国式の2017年12月11日(12 November 2017)なのか、混乱はさらに深まります。

 今一度「米国式」と「英国式」の違いを確認しておきます。

(1)米国式の日付の書き方の基本

 米国式は、左から月→日→年の順序で書きます。

 2017年2月18日を例として説明すると・・・

  • ビジネス用の「フォーマル」な日付の書き方
    February 18th, 2017 (February 18, 2017でもよい)
    ※「日」の後にコンマ(,)を入れる

  • カジュアルな表記
    2/18/2017
    (※年を短縮して、「2/18/17」でもよいですが、前記にあげたように混乱の元となります)

(2)英国式の日付の書き方の基本

 英国式は、左から日→月→年の順序で書きます。

 2017年2月18日を例として説明すると・・・

  • ビジネス用の「フォーマル」な日付の書き方
    18th February 2017 (18 February 2017でもよい)
    ※コンマ(,)を一切入れない

  • カジュアルな表記
    18/2/2017
    (※年を短縮して、「18/2/17」でもよいですが、前記にあげたように混乱の元となります)

(3)日の数字→序数での記載の仕方

 日の数字を序数で記載する方法は以下のとおりとなります。1日、2日、3日の場合は「th」ではなく1st、2nd、3rdと表記します。

1→1st 2→2nd 3→3rd 4→4th 5→5th 6→6th 7→7th 8→8th
9→9th 10→10th 11→11th 12→12th 13→13th 14→14th 15→15th 16→16th
17→17th 18→18th 19→19th 20→20th 21→21st 22→22nd 23→23rd 24→24th
25→25th 26→26th 27→27th 28→28th 29→29th 30→30th 31→31st

 メールでは誤解を避けるために米国式のフォーマルな日付(上記例でいうと「February 18th, 2017」)を使用するべきですね(日本人は米国式の方に慣れているので)。

書き出しの一文

 ところで、Eメールでもレターでもそうですが、書き出しの一文でその内容(主題)を伝えることが大事です。平易かつ一般的な<書き出しの一文>を最後にご紹介します。

(1)「〜の件ですが・・・」に使う用語3種類

・With regard to 〜
 With regard to your new product we have purchased, ・・・・・

「当社が買った貴社の新製品の件ですが、・・・・」


 With regard to your purchase order we received yesterday, ・・・・・

「昨日受領しました貴社からの買約書の件ですが、・・・・」


 With regard to your inquiry of May 13th of which copy is attached, ・・・・・

「写しを添付した5月13日付の貴社からの引き合いの件ですが、・・・・」

・Concerning 〜
 Concerning our order for your product No. ABC-1100, ・・・・・

「貴社の製品番号ABC-1100に対する当社の注文の件ですが、・・・・」


 Concerning your letter dated March 20th, 2017, ・・・・・

「2017年3月20日付の貴社のお手紙の件ですが、・・・・」


 Concerning the shipment of our order No.GBL-125/17, ・・・・・

「当社の契約番号GBL-125/17の船積の件ですが、・・・・」

・Regarding 〜
 Regarding your product samples just received, ・・・・・

「たった今受け取りました貴社の製品見本の件ですが、・・・・」


 Regarding our trip next month, ・・・・・

「来月の出張の件ですが、・・・・」


 Regarding the replacement for damaged goods, ・・・・・

「事故品の交換の件ですが、・・・・」

(2)「これは〜です」

・This is 〜
 This is to inform you that the samples you sent arrived at our office today.

「(これは)貴社が送られた見本が本日当社に到着したことのお知らせです。」


 This is just to let you know our office will closed between 3rd and 7th May for holidays.

「5月3日から7日までの間、当社は祭日のためお休みさせて頂くことをお知らせいたします。」

(3)「〜への返答ですが」

・In response to 〜
 In response to your inquiry of June 6, ・・・・・

「6月6日の貴社からの引き合いへの返答(回答)ですが、・・・・」


 In response to your request, ・・・・・

「貴社のご要望への返答(回答)ですが、・・・・」


 In response to your comment on our claim, ・・・・・

「当社のクレームに対する貴社のコメントへの返答ですが、・・・・」

(4)「〜があります」

・I have 〜
 I have a request for your products,

「貴社の製品について要望があります」


 I have an inquiry regarding the price quotation of your product,

「貴社の製品の見積価格に関して問合せ(質問)があります」

「引合段階」での「打診」のメール

 〔Eメールの書き方〕については、以上で終わりとし、「引合段階」での「打診」のメールについての話に戻ります。

買主からのアプローチのメール

 買主からアプローチするケースは、展示会や専門誌、ネットなどで相手方の製品・商品を見て興味を持ち、より詳しい情報の提供を求めてアプローチするというケースが多いでしょう。そんなシチュエーションでのメールから始めます。

①買主による資料請求(展示会で見た場合)

We saw your plastic injection machines displayed at the International Machinery Fair held in Tokyo last month.
We would like to know more details about your new model No.ABC-12345.
Could you please send us a copy of your current catalog and a price list for this particular model?

Thank you very much for your attention to this matter.
当社は、先月、東京で開催された国際機械展示会で貴社のプラスチック射出成型機の展示を拝見しました。
当社は貴社の新モデル・No.ABC-12345についてもっとよく知りたいと思っています。
この機種のカタログおよび価格表を1部送って頂けませんか?

よろしくお願いします。

②「展示会で見た」以外の場合の表現

 上記の例は、「展示会で見た」場合の表現ですが、この他に以下のような場合があげられます。

「新聞記事で見た」
  • I read an article about your product in the [日付], [新聞名].

「雑誌の広告で見た」
  • We saw your advertisement in the [月名] issue of [雑誌名].
  • We are very (much) interested in your new plastic injection machine advertised in the latest issue of [雑誌名].

③「送って頂けませんか?」という表現のバリエーション

  • We would appreciate it very much if you could send us some information about the product at your earliest convenience.
  • We would be grateful if you could send us 〜.
  • We would like you to send us 〜.

④上記引き合いに対する売主からの返信メール例

Thank you very much for(またはWe are pleased to have) your inquiry dated February 8, 2017 about our products.
We have attached our latest catalog and export price list as pdf data format.
We would be glad to provide you with detailed specifications upon request.
If you need any further information, please do not hesitate to email us anytime.

We look forward to hearing from you soon.
2月8日付での当社製品への引き合い、誠にありがとうございます。
最新のカタログと輸出価格表をpdfで添付いたしました。
より詳しい仕様書をお望みでしたら、請求があり次第、喜んでお送りいたします。
他に何か必要な情報がありましたら、遠慮なくメールでお申し付けください。
お返事お待ち申し上げます。

【補足・解説:「添付/同封」】

 コミュニケーション手段が郵便の時代には付属書類などは「同封」(enclose)するのが普通でしたが、Eメールの時代になると電子データで「添付」(attach)するのが普通になりました。「Enclosed please find our latest catalog ・・・」などと書いたり、タイプライターで打っていた頃が懐かしいです。

 添付する電子データはpdfフォーマットとするのが相手方にとってリーダビリティが高く、最も一般的ですが、WordやExcelその他の形式のデータを添付することもありますので、例文のように「as pdf data format」などとデータの形式を記載しておくよう留意するべきです。

 資料をハードコピーで別途郵送あるいは宅配便で送る場合には、その旨を次のように書くことになります。

  • Our latest catalog and export price list have been sent to you separately (under separate coverまたはby separate mail).
  • We have just dispatched our latest catalog and export price list to you by courier service(必要に応じて業者名やB/L番号を記入します).

売主からのアプローチのメール

 マーケティング会社から紹介を受けた初めての顧客に自社の機械を売り込むためのメールです。郵送する正式レターのフォーマットを流用したものとなっています。

 書面でのレターの場合は、当然レターヘッダー付きの用紙を使用し、「attach」や「Attached」という単語は前記のように「同封(する)」を意味する「enclose」や「Enclosed (Encl:)」と書くことになります。

August 20, 2017

The Manager(またはDear Manager:相手の名前が分からないときに使用します)
Asian Business Corporation
*****[address]************
[country]

Dear Manager:

Subject: Proposal for supply of plastic injection machines to your new factory

We have learned from our business partner Singapore Research Ltd. that you are planning to import plastic injection machines that will be used for making automobile components at your new factory now under construction.

We are one of the leading plastic injection machine manufacturers in Japan and have been supplying various kinds of plastic injection machines (the “machines”) to our domestic customers and overseas for the past quarter century. We are confident that we are in a position to satisfy any of your requirements as regards price, quality and delivery of the machines.

We are pleased to attach our specifications on our machines along with our price list.

We look forward to hearing from you soon.

Very truly yours,

Global Business Limited
Masaki Miyata
Manager of Export Department

Attached: Company Brochure, Specifications and Price List (as pdf data format)
(宛先は略)
マネージャー殿(拝啓)

貴社新工場向けプラスチック射出成型機供給のご提案の件


当社のビジネスパートナーであるSingapore Research Ltd.から、貴社が現在建設中の新工場で自動車用部品を製造するためのプラスチック射出成型機を輸入するご計画があると聞きました。

当社は日本の主要プラスチック射出成型機メーカーの一つであり、この4半世紀、国内外の顧客に種々のプラスチック射出成型機(以下単に「機械」といいます)を供給しています。機械の価格、品質、納期いずれをとっても貴社にご満足頂くことができるものと自負しております。

当社の機械の仕様書と価格表を添付いたします。

貴社のご返事をお待ち申し上げます。

敬具

Global Business Ltd.
輸出部部長 宮田正樹

添付:会社案内、仕様書および価格表(pdfフォーマットにて)

【補足・解説】
 自社のことを知ってもらうためには、英語版のホームページがあれば、そのURLをリファーします。

2019年度 GBL国際法務研修基礎セミナー

コースB「国際契約の基礎」講座

【開催期間】2019年10月3日(木)〜2020年2月13日(木)[毎週木曜日19:00~21:00]

【会場】  きゅりあん(品川区立総合区民会館):東京都品川区東大井5丁目18-1

【受講料】 全17回出席する場合は、154,000円(割引価格・税込)
1回あたり:11,000円(税込)

【主催】  一般社団法人GBL研究所

【後援】  レクシスネクシス・ジャパン株式会社 / ビジネスロー・ジャーナル(Business Law Journal)


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