契約書修正交渉のコメント実務 法務担当者5人の実践例と伝え方

第3回 取引先との契約交渉がうまくいかない場合の対処法

取引・契約・債権回収

目次

  1. 取引先担当者の法務スキルが低い場合の対処法
  2. 折り合えない場合の着地法

交渉相手である取引先と話が通じなかったり、どうしても契約条件で折り合えない場合はどのように対処すればよいでしょうか。
また、後のトラブル時に備え、契約交渉時にしておくべきことはあるでしょうか。
法務担当者5人の経験と実践から、コメント例とともに紹介します。

Aさん(IT・非上場)
多岐にわたる事業を展開し、力関係はさまざま。B to Bでは、商品を仕入れて売る代理店のような立場であり、B to Cでは、ライセンスを受けて商品を開発して販売したり、サービスを一般ユーザーに提供する立場。

Bさん(B to Bメーカー・上場)
エネルギー機器や輸送機器等の製造・販売。売主・買主双方の立場の取引があり、力関係はさまざま。

Cさん(B to Bメーカー・上場)
受注生産が中心のため、取引上の力関係は相対的に弱い。

Dさん(アパレル・非上場)
服飾製品の小売。売主・買主、委託者・受託者双方の立場の取引があり、力関係はさまざま。

Eさん(商社・上場)
事業投資やM&A(買収・参画側=買主、撤退側=売主の両パターン)や、貿易商売に係る売買契約(売主と買主の間に立つため、1つの商売で売主と買主両方になるパターンが一般的)等の契約がある。基本的に、商社はいなくても商売が成り立つことが多いため、取引上の力関係は弱いことが多い。

取引先担当者の法務スキルが低い場合の対処法

コメントを受け取る側の法律知識にもレベルの違いがあると思います。伝え方で気をつけている点はありますか。

Eさん:
当社の取引では、総合商社ゆえに商材によってさまざまなケースがあるのですが、たとえば大型M&A案件であれば、取引先も法務部が交渉に関わっていることが多いので、法的素養がある前提で、専門用語も交えながらコメントします。

Dさん:
私は、法律的な知識の乏しい相手から無邪気な修正を受けることが結構あります。取引先に専任の法務担当者がいないことが多いのは、アパレルという業界のせいかもしれません。
そういう場合は、丁寧に説明したり、無慈悲に原案に戻したりと、いろいろ工夫はしているものの、最適解にたどり着けていない気がしています。取引先の法務スキルに応じて、どう対応していくか、どのような表現が適切なのか、いつも悩んでいます。

Aさん:
わかります。
法務スキルが低い方の多くは、文章を読むこと自体にハードルの高さを感じているようです。私は、事業部の担当者の意見を聞いたうえで、どうしても譲れない部分を絞り込み、その部分についてだけ、丁寧に説明するようにしています。1か所だけであればしっかり読んでくれるものだと感じます

Cさん:
法務スキルの問題だけでなく、前提事実や想定している場面の認識が合っていないことが原因で交渉が進みにくい場合もありますよね。このような場合には、「どのようなケースを想定されていますでしょうか。」という定型のコメントをよく使っています。
また、相手が独特な表現を使っていて意味がわかりにくい場合には、「◯◯◯◯◯という趣旨で合っていますでしょうか。」とコメントしています。

Bさん:
そういう場合も多いですね。当社法務部でも、自社の理解を伝えたうえで取引先の理解と齟齬がないかを確認するように推奨しています。

From法務 (→事業部→) To取引先
貴社コメントについて、弊社では◯◯◯◯◯という趣旨と理解したのですが、かかる理解にて貴社意図と齟齬はありませんでしょうか。

Dさん:
私も皆さんのように、どのような場合でも、いったん自社側の理解をコメントしたうえで、再説明を促すようにしています。取引先からは「コメントの趣旨がよくわかりません」のような、つっけんどんなコメントを受け取ることもよくありますが…(笑)。

From法務 (→事業部→) To取引先
ご指摘の箇所は、当方としては、◯◯◯◯◯と理解しましたが、その場合、文意・修正内容と整合がとれないものと考えます。大変お手数ですが、ご説明の背景も含め、再度コメントいただけますと幸いです。

折り合えない場合の着地法

契約条件で折り合えない場合はどのように対応していますか。

Aさん:
私は、まずは事業部の担当者と直接話し、どのように進めたいか意向を伺います。当社の要求が通らなくても大きな影響がないことが確認できれば、交渉をあきらめることも考えられます。

Eさん:
どうしても譲れない重要な点で折り合えない場合は、文書のやり取りではなく、TeamsやZoomで取引先と話し合うようにしています。
直接話せば、妥協できる点とのバーターで要求を通すというテクニックが使えますし、どちらかの誤解がスタックの原因になっていたことがわかる場合もあります

Bさん:
重要な条項に関わる交渉では、契約外の部分を交渉材料とすることも有効ですよね。
たとえば契約不適合責任の期間について、当社(売主)としては「引渡しから6か月」を、取引先(買主)は「実用開始から1年」を主張し、合意できない場合があるとします。取引先の主張どおりにすると、当社としては修補対応の終期がわからず、いつまでも製造ラインを残しておかなければならないなどの不都合が生じます。
このような場合は、上記のような事情を説明したうえで、契約書上の議論を離れ、契約金額を上げるなど取引上の議論での解決を提案します

Eさん:
私は、契約交渉の結果リスクが残ってしまった場合には、オペレーションのなかでリスクを低減・回避する方策を事業部とともに考え、アドバイスできるよう心がけています

From法務 To事業部
本条項は◯◯◯◯◯の場合には◯◯◯◯◯となり、◯◯◯◯◯となるリスクを孕んでいます。したがって、実際のオペレーション上は◯◯◯◯◯の徹底をお願いします。

Dさん:
私も、契約書上でリスクヘッジしきれない場合は、契約締結後の重要な場面で法務に相談してもらうよう伝えています。 たとえば事業部が、パロディ等を得意とするデザイナーに発注したケースでは、そもそも知的財産権侵害のリスクがあるグレーな案件であることを説明し、実務的なリスクヘッジができるよう社内調整しました。

From法務 To事業部
〇条の修正は、先方がどうしても譲れないとのことなので、実務上、リスクヘッジをしておく必要があります。
今回、先方がパロディ等を得意とするデザイナーですので、少なくとも日本国内においては著作権侵害のリスクが生じやすいデザインが成果物としてあがってくる可能性があります。
契約書上では、個別のデザインに関する修正依頼は行えるようにしてありますので、権利侵害のリスクを転嫁できない分、社内で個別に確認を行いましょう。デザインが上がり次第、法務にご相談ください。

Cさん:
契約相手が官公庁である場合や利用規約など、修正交渉自体ができないものもありますよね。そのような契約については、事業部門に対して以下のように説明し、問題のある条項のリスクに対応するための方法を提案したり、規定内容が不明確な条項の解釈を確認するよう勧めたりしています

From法務 To事業部
本契約書は修正不可とのことですので、修正案は用意せず、留意点として指摘します。

Bさん:
当社でも官公庁との取引があり、修正に応じてもらえない苦労はよくわかります。
たとえば官公庁が発注者となる契約において、二次損害を免責とする規定を取引先から拒絶されることがあります。このような場合に、事業部から、「先方との打ち合わせでは、二次損害なんてこれまで請求したことがないし、今後も請求するつもりはないと言われたのですが、どうすればいいでしょうか」と相談を受け、以下のようにアドバイスしました。

From法務 To事業部
契約において二次損害免責規定を入れることができないとのことですので、法的には二次損害含め請求されるリスクは残ります。
そのため、次善の策として、取引先が二次損害を請求するつもりはないとの発言をしていた旨を、議事録やメールで残す等して、いざというときに備えておいていただくことが望まれます。

Aさん:
私も、Bさんと同様の対応をすることが多いです。

From法務 To事業部
契約書上はこの内容で進行せざるを得ないと思いますが、◯◯◯◯◯の点については、契約書上のコメントか、メールで記録を残しておくことがよいと思います。

Cさん:
議事録やメールをリスクヘッジに活用するという方法は、当社法務部でもよく推奨しています。どこの会社の法務部でも、契約書は厳密にチェックしても、議事録やメールまでは確認しないことが多いと思われるからです。
たとえば、会議での交渉の場で、契約書に規定するほどでもないような個別具体的な取引条件につき、自社にとって都合の良い内容や有効な譲歩を相手から引き出すことができた場合には、会議のお礼メールの本文中に、「本日はありがとうございました。話し合った内容を簡単にまとめましたので、ご認識と異なる点がございましたらお知らせください。」という記録を残しておけば、トラブル時に役立ちます。
この方式は、契約書で義務付けられた煩雑な手続等(たとえば「都度書面承諾を要する」というような規定)について、実務上は不要であることを確認するといった場面でも便利だと思います。

取引先との間でトラブルが生じた際、そのような記録を参照したことはありますか。

Bさん:
残念ながら議事録やメール等の記録は残っていなかったのですが、取引先とのトラブルが発生したとき、事業部から、「契約書には書いていないけれど、当時の打ち合わせではこう伝えていたはず」と言われたことがあります。
そこで、事業部には、打ち合わせ時にどのようなやり取りがあったかを取引先に伝え、少々強気に出て相手の出方を探ってもらうようにアドバイスしました。
その一方で法務部では、当社が不利な立場であることを前提とした保守的な対応方法を検討して事業部に伝え、ほどよい着地点を見出してもらうよう促しました。

Cさん:
私もそのようなケースを経験したことがあります。
私は、取引先の言い分と矛盾するようなメールのやり取りなどを事業部の担当者に探してもらうようにしています。直接的な証拠がなかったとしても、ある合意や共通認識を前提としていなければ矛盾するような現在の言動が認められる場合は、状況証拠として使えるからです。
そのような状況証拠がないため法的に有効な主張ができず、取引上のバーゲニングパワーで押し切られてしまいそうなときは、早い段階で落とし所を提案します。

From法務 (→事業部→) To取引先
法的な責任の所在が不明確な事案についての損失を当社のみが負担することはできません。
責任割合を厳密に算定することも不可能ですので、今回生じた損失については、当事者で按分することとし、再発防止に専念いたしましょう。

第4回に続く)

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