第1回 契約交渉で修正を要求・拒否するときの事業部・取引先へのコメント実例

法務担当者が契約書レビューをする際、「修正したい」または「取引先の修正要求に応じたくない」ことをどのように表現すれば取引先にうまく伝わるでしょうか。
また、事業部の担当者に対して、どのようなコミュニケーションをすれば契約交渉がうまく進むでしょうか。
5人の法務担当者に、工夫していることや苦労する点について、具体的なコメント例とともに教えていただきました。

「修正したい」または「取引先の修正要求に応じたくない」ことを伝えるときに、コメントにおいてどのような理由を説明するとよいでしょうか。
第1回では、対事業部と対取引先のコメントについて、4つの類型に分けて紹介します。

リスクを具体的に説明する

契約条項にリスクがあると判断し、文言の修正要求や、取引先からの修正要求の拒否をすべきだと考えたとき、事業部に対してどのように伝えていますか。

Aさん：
事業部の担当者には抽象的なことを言ってもあまり響かないので、起き得る不利益を具体的に明示します。他部署（または他社）で起きた同種のトラブル事例などもあわせて伝えると、事業部の担当者はイメージしやすいようです。

Bさん：
私もリスクについて具体的に説明するようにしています。
たとえば秘密保持契約における秘密情報の範囲について、取引先が「すべての書面」とすることを求めてきた場合に、このようにコメントしたりします。

また、リスクのバランスの観点から見て不当に不利な条項とすることを求められる場合もありますよね。
たとえば、当社が請負者となる契約の損害賠償条項について、発注者から、二次損害・間接損害まで責任を負うとする条項を要求された場合には、このようにコメントします。

Cさん：
私は、当社が著しく不利になるような一方的な修正要求をつきつけられ、その取引自体を考え直したほうがいいという趣旨のコメントを返したこともあります。このようなコメントは、リスクを指摘するコメントの中で最も強い表現だと考えています。

多数契約を同条件で締結したいことを伝える

多数の取引先との間で締結する契約を同一の内容にしておきたいのに、修正を求められたという場合にはどう対応していますか。

Bさん：
類似の契約を複数締結するような場合には、事業部からお客様に対して次のようなメッセージを伝えてもらうようにしています。

Dさん：
当社でも同様の対応をしていますので、おそらくどのような業種でも共通なのではないでしょうか。

Cさん：
当社では、サプライヤーとの取引についてそのようなタイプの契約があります。サプライヤー側から、当社ひな形での締結拒否や修正要望があった場合は、以下のコメントのように、いったんはひな形で締結していただくよう理解を求めています。その後の交渉の中で必要があれば、別途修正覚書を結ぶなどの対応をしています。

Aさん：
当社では、契約相手の数が多い取引の場合、契約書ではなく「約款＋申込書」という形式で提示することがあります。ほとんどの取引先は、約款という形式だと交渉不可だとお考えになるのか、締結拒否や修正要望をいただくことはあまりありません。それでも修正要望がある取引先には覚書で対応します。

法的根拠を明示する

コメントの中で法律の規定を説明する場面も多いでしょうか。

Bさん：
取引先の提案を拒否する際には、可能な場合は明確な根拠を示してコメントするようにしており、部内でもそのように推奨しています。
たとえば共同開発契約において、成果を利用した研究開発の制限を取引先より課された場合には、以下のようにコメントします。

Dさん：
私も、法令や裁判例などの根拠をなるべく明示するようにしています。特に、相手から法解釈に言及するコメントがあった場合には、やはり条文ベースで応答するのが筋だろうと思います。
たとえば当社修正に対して、取引先から「〇〇法に基づき、貴社の修正は受け入れられません」という返事が来た場合、以下のコメントのように、条文の解釈を丁寧に説明するようにしています。

Cさん：
取引先から、法律の原則と異なることのみを理由に修正を求められることもあります。そのような場合は以下のような定型のコメントを使っています。

Aさん：
法的な説明については、正確を期すため、法務コメントをそのままの内容で取引先へ提示してもらうようにお願いしています。
法務コメントについては、根拠条文等を示して端的にこちらの主張を記載したうえで、「そもそもこちらの書き方が誤解を生んでしまったのですね」という体裁とし、相手のプライドを傷つけないように工夫しています。そして具体的な修正案まで上書きして示し、取引先が「もういいからこれでいこう」という気持ちになるように仕向けます。

Cさん：
Aさんのおっしゃるように、取引先の気持ちを想像しながらコメントすることは大事だと思います。
取引先が引用などの単純なミスをしているという場合なら 、端的に「◯◯の誤りだと思います。」と指摘すればいいですが、取引先が誤った法律知識や法解釈に基づいて修正要求をしてきている場合には、工夫が必要です。
そのような場合は、取引先の主張どおりの条項にすると契約条件と実務の間で矛盾が生じたり、常識を逸脱した不合理な効果になったりすることが多いため、「たとえば、◯◯のような場合にも◯◯ということになってしまいます。」と極端な例をあげて、取引先自身で間違いに気づいてもらうようにします。
「◯◯法◯条の趣旨は…」や「◯◯は間違いです」など、上から物を言うような強い表現ですと、取引先（の法務担当者）を感情的にさせてしまい、交渉を難しくするおそれがあるので、控えるようにしています。

あえて理由を説明したくない・説明できないときもある

法的な根拠が明確ではないけれども先方の提案・修正を受け入れられないという場面もあるのではないでしょうか。

Eさん：
よくありますね（笑）。理由を言って相手が納得するのであればもちろん説明しますが、「絶対に修正不可」という場合は当社の一方的な都合であることが多く、必ずしも取引先にとって納得的でないことも多いと感じます。
そのような場合には「応諾いたしかねます。」「当社ポリシーにより応諾いたしかねます。」というような簡潔なコメントとしています。

Bさん：
私もそのような場面では、「カンパニーポリシーとして修正は受け入れられません。」というコメントで拒否するよう事業部にアドバイスしています。
たとえば、損害賠償責任の制限に関する条項の修正について、事業部側で受け入れられない場合などです。

Cさん：
事業部の担当者が取引先との交渉に及び腰になっていることもあります。
そういう場合は、交渉の最前線に立つ事業部担当者が後ろめたい気持ちにならずにすむように、事業部（の担当者）に裁量権がないことを理由にしてはどうかとアドバイスします。

自社にとって重要であり譲歩できない条項についてはどう対応しますか。

Aさん：
当社では反社条項などを原則として修正不可としていますが、決裁権者の承認を得られれば修正可能という方針です。
修正したいという事業部担当者に対しては、その条項を修正不可としている理由や経緯、修正したことで取引中にトラブルが生じてしまった具体例を伝えるようにしています。

Dさん：
当社にとっては、知的財産権の帰属、売買契約の売主側としての所有権留保等が、修正に応じたくない重要な条項です。
このような条項について修正を求められた場合の対応は、重要な取引であれば、先方が修正を希望している他の条項の中から比較的リスクが小さいと思われる条項について譲歩したうえで、重要条項について提案を受け入れられない旨コメントします。
一方で、取引の重要度が低ければ、一切妥協しないというスタンスをとることもあります。
このようなやり方はあまりロジカルではないと思うので、個人的にはあまり好きではありません。ただ、妥協することで合意に進みやすくなるという利点がありますし、事業部にも受け入れてもらいやすいと感じます。

Cさん：
明らかに片務的な条件への修正を求められた場合の交渉としては、「当事者公平の観点からお受けできません。」というコメントが有効ですよね。私はこれを利用して、あえて双務的な条項を提示することで公平感を“演出”し、修正要求が来るのを未然に防ぐという工夫をすることがあります。
たとえば、自社が売主の立場の場合、損害賠償責任を限定的にしたり、債権保全のために解除事由を広範に定めておくなど、売主側に有利な条項とするのが一般的だと思います。
ここを以下の条項例のように、あえて双務的な内容にすることで公平感を演出しつつ、自社（売主側）が恩恵を受ける可能性の高い条項にしておくというテクニックです。

Dさん・Bさん・Eさん：
私もCさんと同じく、あえて双務的にしておくという手法は使っています。

Aさん：
私は、自社ひな形をベースとした交渉であれば、いったんは自社に有利な片務的な内容にします。特定の取引先との間の契約で、ゼロからドラフトする場合は、Cさんのおっしゃったような工夫をすることがあります。
このような場合であれば、交渉のポイントについて事業部に確認したうえでドラフティングできるので、ヒアリング結果を踏まえ、大きな影響がない条項はなるべく公平にしておくことで、重要な条項の交渉に注力できるようになります。

（第2回に続く）