第3回 いざ、外国⼈弁護⼠とのオンライン会議設定

本連載では、架空の会社であるXYZ社の法務部に所属する先輩社員の佐藤さんと後輩社員の⼭⽥さんのOJTを通じて、TPOに応じた程よい英⽂表現をご紹介していきます。

第3回は、外国⼈弁護⼠とのオンライン会議を設定するためのメールを送る場合の⼼構えや書き⽅について、米国インターネット外資企業に勤務する渡部 友一郎弁護士が解説します。

朝、佐藤先輩が出社した山田さんに会議設定の進捗状況をデスク越しに聞いています。

英語の会議は特別ではない。日本語の会議と同じくポイントを日本語でまずまとめること

佐藤先輩：
山田さん、おはようございます。昨日の夕方に部長からお願いされていたイギリスの会社買収案件の「プロジェクト菊（Project Chrysanthemum）」の件だけど、オンライン会議の日程についてロンドンのジェームズ・コール先生からメールでお返事はありましたか？

山田さん：
じ、実は…まだジェームズ先生にメールを出せていなくて、メールが下書きのままなんです。申し訳ありません、午前中にすぐ出します。

佐藤先輩：
え、そうなの！ロンドンとの時差は8時間だから…ジェームズ先生はもう寝ている時間ですね。田中部長の日程を仮押さえしているから、できれば昨日のロンドン時間がお昼の間に会議日程について調整したかったのですが…。私の指示が不明確で申し訳なかったです。部長には私から今日午後確認しますと伝えておきますので心配しないでください。

山田さん：
いえ、とんでもないです、早めに相談すべきでした。実は、英語で会議設定をするのが初めてなので、何をどう書いていいのか、袋小路に迷い込んでしまいまして。

佐藤先輩：
それ、すごくわかります。でもコツは意外と簡単ですよ。外国人弁護士へのオンライン会議依頼時に重要な鍵は、英語の巧拙ではなく、日本語で日本人に会議を依頼するときと同じです。つまり、会議のゴール、ミーティングの候補日時、参加者、通信方法などの必要な事項をシンプルに伝えればよいのです。まずは、日本語で整理してから書くとよいですよ。

山田さん：
なるほど、日本人相手の会議設定なら毎日していますし、必要な事項をメモ書きして、それから英語にしていけばよいということですね。

佐藤先輩：
そうです、難しく考える必要はゼロです。

ただし、新規案件や信頼関係がまだ十分ではない外部弁護士の場合、会議の目的を明瞭にするべきです。「とりあえず会って話しましょう」型のオンライン会議依頼は、依頼内容にもよりますが、非効率です。

特に、異なる法域や文化で執務する外国人弁護士は、依頼者である会社が「会議を通じて何を達成したいのか」に最も興味があります。

山田さん：
わかりました。まずは、会議のゴール、候補日時、参加者、通信方法などをきちんと整理したうえで、英語のメールにとりかかるようにします。

佐藤先輩：
私がよく使っている型をまとめたメールをいま転送しておきました。まずは各情報を埋めて使ってみてください。

会議のゴールが不明瞭な依頼は非効率性の象徴

山田さん：
先輩、プロジェクト菊（Project Chrysanthemum）の英国法を準拠法とする株式売買契約書（SPA）のレビュー依頼の件で、ジェームズ先生宛のメールを下書きしました。先輩の過去のメールを参考に起案してみましたので、少し見ていただけませんか。

佐藤先輩：
ここはさきほど話した「会議のゴール」の部分ですね。

素晴らしい内容だと思います。よくまとまっています。

山田さん：
たしかに、こうして先輩の型に当てはめると、日本人の通常の会議依頼メールと比較するととてもシンプルで少しびっくりします。しかし、私たちが会議で何を達成したいかすごくよくわかりますね。

むしろ、普段の日本人との会議でもこれくらい議題が明瞭だと「時間泥棒」を退治できそうですが…。

佐藤先輩：
同感です。「会議のゴール」の明瞭化がなぜ重要かについては、大きく2つ理由があります。

第1に、私たちの会議に対する期待値（expectation）が明瞭になる結果、相手方にどの程度の事前準備を要するのかが伝わり、会議がより有意義になります。

「とりあえず会って話しましょう」型のオンライン会議依頼では、相手方が全く何も準備を行わず「とりあえず参加する」という期待値を設定しかねません。これでは、せっかくの会議が、中身のないものになります。上記ではItemが3つ明瞭に示されているため、ジェームズ先生も「とりあえず話を聞く」という姿勢ではなく、事前にこの3つのItemについてそれなりの準備をして参加することが予想されます。

第2に、最良の会議時間とメンバーが事前に検討できることです。

「とりあえず会って話しましょう」型のオンライン会議依頼では、ジェームズ先生が1人でとりあえず参加することになりかねません。

「会議のゴール」が明瞭化されていないと、相手方もどのチームメンバーが参加すればよいか判断ができないのです。また、議題を伝えることで、ジェームズ先生から「この議題であれば60分の時間をとったほうが良いでしょう」というアドバイスをもらえるかもしれません。

いずれにせよ、私たちの会議に対する期待値（expectation）が明瞭になる結果、外部法律事務所側も、適切なメンバーと時間を事前に調整してくれることとなります。たとえば、普段窓口になっているジェームズ先生としては、要件が明らかになっていることで、本件をリードしてほしい意中のシニアアソシエイトのワークロード（仕事の忙しさ）を確認し、会議時にはすぐにプロジェクトをリードできるよう事前の手はずを整えてくれるかもしれません。

時差に慎重な人になろう

山田さん：
転送いただいたメールの会議時間の箇所で気になったのですが、先輩はなぜロンドン時間を併記しているんですか？

佐藤先輩：
山田さんは、「今晩の米国ワシントンDC時間の22時から23時のお時間は空いていますか？」とメールをもらって、すぐにお返事できますか？

山田さん：
いえ…すぐに返事はできないです。

佐藤先輩：
そうなんです、世界中のクライアントを相手にしているジェームズ先生のチームも同じです。

必須ではありませんが、相手の現地時間が併記されると、①相手方がすぐにスケジュールをチェックして返事ができること、②さらに相手国がサマータイム時間で1時間のずれが生じている場合などに、同じ時間を約束していたつもりが、うっかり1時間ずれていたことを避けられます。

山田さん：
1時間ずれている、すごく怖いですね。

佐藤先輩：
私の先輩が、このミスをして、法務担当役員、法務部長、財務部長など役職者がそろった電話会議で、外部法律事務所が1時間後にならないと参加できないことが判明して、かなり叱られていました。

山田さん：
会議開始までお互い「ロンドン時間10時」で認識が一致していたのに、月をまたいでサマータイムが始まったせいで1時間の時差ができたということですね。怖いです。

佐藤先輩：
この点、私は、会議が確定した後に、Googleのカレンダー機能等の「カレンダー招待機能」を利用しています。カレンダーに招待することを通じて、外部弁護士の先生にオンライン会議のURLや議題・資料を事前にお送りするのです。

カレンダー機能を通じた場合、私の知る限り、現地の先生は「現地時間」で表示された招待状を受信するため、万が一時間の認識にずれがあれば、すぐにお互いが気がつくことができるためです。

オンライン会議システムがセキュリティ上使えるか確認

山田さん：
先輩はZoomが使えるかもメールで聞いていますね。

佐藤先輩：
実は、法律事務所によって、社内セキュリティの観点から利用できるオンライン会議システムが制約されている場合があるのです。ジェームズ先生の法律事務所とはこれまで電話番号をつかったオンライン会議システムを利用していましたが、コロナ後にはじめて会議をするので念のためZoomでよいかを確認しています。

山田さん：
コロナ後も電話番号による会議システムを送ってくる法律事務所もありますよね。

佐藤先輩：
うちの会社は社用携帯もないし電話代の経費申請もできないし、会議の日が自宅勤務日だったら、自分の携帯電話で30分も会議に参加するのは厳しいですよね。ですので、私は相手の法律事務所がNGでない限り、自宅のWi-Fiから参加でき、我が社が導入しているZoomのURLをこちらからお送りするようにしています。

また、法律事務所もフルリモートワークのところもあるので、もしジェームズ先生のアソシエイトの先生が参加されるのであれば、一緒にオンライン会議のURLをお送りしようと思ったわけです。

山田さん：
社用携帯がない我々としてはWi-Fiから入れる無料のオンライン会議ツールは譲れない一線ですよね…。

参考表現

ややフォーマルな会議設定依頼

すでに親交がある場合のカジュアルな会議設定依頼

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