小規模法務の生産性向上を支援する7つのリーガルテックの活用術・導入事例を一挙紹介PR 「LEGAL TECH SHOW〜小規模法務のDX〜」開催レポート

法務部

目次

  1. 主務大臣が電子署名該当性を認定したクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」の特徴
  2. 契約書の管理と活用をシームレスに連携させる契約書管理クラウドサービス「リーガレッジ」の活用法
  3. 弁護士10名以上で開発したAIによる契約書レビューサービス「LawFlow」の特徴
  4. 小規模法務の生産性を高める「LegalForce」「LegalForceキャビネ」の活用効果
  5. 小規模法務の課題を根こそぎ解決するクラウド型契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」
  6. 「Hubble」が実現する契約業務の最適なコミュニケーションのあり方
  7. 中小企業法務の抱える人手・知見不足を解決する契約書レビューAIクラウド「LeCHECK」
  8. リーガルテックの導入により会社の成長貢献と法務人材としての価値向上の実現を

ビジネス環境が大きく変化するなか、法務が果たすべき役割も変わりつつあります。契約書の作成・審査業務をはじめ、事業部門からは迅速な対応が求められる一方で、小規模法務の担当者は、人材不足による業務過多に陥りやすく、業務を円滑に進めるための効率化は重要な課題です。デジタル・トランスフォーメーション(DX)による生産性向上はもはや必須といえるでしょう。

2021年4月14日に開催されたオンラインイベント「LEGAL TECH SHOW 〜小規模法務のDX〜」では、法務担当者数が5名程度までの企業を対象に、小規模法務ならではの課題を解決するリーガルテックサービスが集結しました。本稿では、各サービスの特徴や活用事例について紹介します。

主務大臣が電子署名該当性を認定したクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」の特徴

まずは、弁護士ドットコム株式会社 クラウドサイン事業本部 リーガルデザインチーム 橋詰卓司が、契約締結から契約書管理まで実現可能なクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」を紹介しました。

弁護士ドットコムクラウドサイン事業本部
リーガルデザインチーム 橋詰 卓司

弁護士ドットコムクラウドサイン事業本部 リーガルデザインチーム 橋詰 卓司

橋詰は、「事業者署名型」であることがクラウドサインの一番の特徴だとします。「当事者署名型」のサービスの場合、認証局による本人証明を受け、電子証明書を入手しなければなりません。しかし、事業者署名型のサービスは、契約の当事者が電子証明書などを取得する必要がないため、橋詰は「事前の手続きなく、どこでもすぐに契約できる」と、そのメリットについて語ります。

2021年2月、クラウドサインは、総務省・法務省・経済産業省・財務省の主務大臣により、事業者署名型電子契約サービスに該当することが日本で初めて認められています。安心して利用できることから、金融機関や商社、メーカー、通信などの幅広い業種で、上場企業・大手ナショナルブランドも多く利用しています。

また、クラウドサインは契約締結機能にとどまらず、紙書類のインポートやAIによる書類情報の自動入力といったさまざまなオプション機能もあり、ニーズにあわせた利用方法を検討することが可能です。シンプルな料金プランも特徴で、橋詰によると「中小企業の法務であれば、月額1.1万円(税込)のStandardプランでも十分活用できる」といいます。

橋詰は、押印、電子署名、会社議事録、商業登記申請等の実務や、クラウドサインによる電子署名のイロハについては、自身も執筆に関わった『会社議事録・契約書・登記添付書面のデジタル作成実務Q&A—電子署名・クラウドサインの活用法』(日本加除出版、2021)を参照することを推奨し、講演を結びました。

契約書の管理と活用をシームレスに連携させる契約書管理クラウドサービス「リーガレッジ」の活用法

続いて、株式会社コスモルート ビジネスソリューション事業部 デジタルサービス部 リーダー 星野直輝氏が、契約書をクラウド上で管理・運用するサービス「リーガレッジ」について解説しました。

株式会社コスモルート ビジネスソリューション事業部 デジタルサービス部 リーダー 星野 直輝氏

株式会社コスモルート ビジネスソリューション事業部 デジタルサービス部 リーダー 星野 直輝氏

星野氏は、リーガレッジについて「単なる契約書管理サービスではなく、契約業務の一連の流れをDX化しつつ、契約書情報を活用することに重点を置いたサービス」であると説明します。具体的には、契約業務を「①レビュー・締結」「②登録・管理」「③情報活用」の3つのプロセスに分け、リーガレッジがそれぞれをDX化することで、契約業務をサイクル化させるといいます。

「①レビュー・締結」のプロセスでは、Wordファイルのバージョン情報と事業部間のコミュニケーションを記録し、一元管理できます。この段階からリーガレッジの契約書データベースと連携するため、契約締結後に改めて契約情報を登録する必要がなく、「②登録・管理」のプロセスとシームレスにつながります。また、リーガレッジのデータベースには外部サービスで締結済みの契約書情報も登録できます。クラウドサインとも連携しており、クラウドサインで締結した契約書もインポートすることが可能です。

このようにして、契約書関連の情報が蓄積されていくと、「③情報活用」のプロセスで、その活用を考えることとなります。リーガレッジでは、案件・条文単位など豊富な条件から契約書を検索できます。またWordアドインも提供しており、Wordの画面上で契約書や条文の検索を行うことができます。そのほか、提案書や見積書など、契約に関連するデータを契約書情報に紐付けて一元管理できる機能も備えています。

星野氏は「契約書管理を事業部ごとに実施している場合、会社全体の契約の締結状況を把握することは難しい。リーガレッジに登録すれば、全社的な管理ができるようになる」と、リーガレッジの活用により一元的な契約管理が実現できることを紹介しました。

弁護士10名以上で開発したAIによる契約書レビューサービス「LawFlow」の特徴

続いて登壇したのは、AI契約書チェックサービス「LawFlow」を提供するLawFlow株式会社 代表取締役/弁護士 則竹理宇氏。同サービスが特に小規模法務に向いていることをアピールしました。

LawFlow株式会社 代表取締役/ 弁護士 則竹 理宇氏

LawFlow株式会社 代表取締役/ 弁護士 則竹 理宇氏

LawFlowは、弁護士10名以上で開発した法的知見を学習済みのAIが、契約書の全条項を自動チェックし、瞬時にリスクや必要な条文を教えてくれる契約書レビューサービスです。たとえば、取引先から送られてきた業務委託契約書をチェックする場合、一般的な内容であれば、契約書のWord/ PDFファイル、画像データをクラウド上にアップロードするだけで、抜け落ちている条項、重要な条項、およびLawFlowの提携弁護士が作成した修正案が10秒程度で表示されます。

こうしたサービスを月額5,000円(税抜、ライトプラン)からという比較的低コストで導入できる点が、LawFlowの大きな特徴です。また、機能豊富なエンタープライズ版(月額50,000円〜、税抜)はアカウント数無制限のため、法務担当者の人数が増えた場合や他事業部で利用する場合にも、同じ料金のまま使うことができます。

さらにエンタープライズ版は、弁護士カスタムサポートを付帯しています。独自の検知基準を、提携弁護士とともに自社にフィットする形に設定したり、適した内容の修正案を作成したりできるため、業種・業態にかかわらず安心して利用できます。

そのほかエンタープライズ版では、修正コメントや修正方針を自社でカスタマイズすることも可能です。そのため、社内のナレッジやノウハウを共有できるだけでなく、資産として蓄積していくことができ、契約書チェックの見落としや精度のばらつきが減らせるほか、メンバーの入れ替わりに強い組織づくりにも貢献することが紹介されました。

小規模法務の生産性を高める「LegalForce」「LegalForceキャビネ」の活用効果

株式会社LegalForce 代表取締役CEO/ 弁護士 角田望氏は、同社によるアンケート結果をもとに小規模法務におけるDXの現状を紹介したうえで、AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」、AI契約書管理システム「LegalForceキャビネ(旧Marshall)」について説明しました。

株式会社LegalForce 代表取締役CEO/ 弁護士 角田 望氏

株式会社LegalForce 代表取締役CEO/ 弁護士 角田 望氏

同社は、2021年1月の緊急事態宣言下に235名の法務担当者へアンケート調査を実施しました。回答者の法務組織の規模は、40%が1〜2名、30%が3〜5名です。組織規模ごとに見ていくと、「リーガルテックツールを導入していない」という回答は、2名以下の小規模法務で40%と最も多く、あまり整備が進んでいない状況であることがわかります。

2名以下の小希望法務ではツールを導入した割合が低い
出典:「LEGAL TECH SHOW〜小規模法務のDX〜」角田氏投影資料

2名以下の小希望法務ではツールを導入した割合が低い 出典:「LEGAL TECH SHOW〜小規模法務のDX〜」角田氏投影資料

また、「テレワーク移行によって業務スピードが低下した」とする回答の割合も、2名以下の小規模法務で41%と最も大きくなりました。この結果について角田氏は「ツール導入の有無が大きく影響していると考える。テレワークで業務を行ううえではリーガルテックを使うことで生産性を維持・向上できる傾向を表すデータがある。業務スピードの低下は、リーガルテック導入が進んでいないことを表している」と考察。「小規模法務にはDXによる業務効率改善の余地が多く残されている」と強調します。

同社は、「すべての契約リスクを制御可能にする」というミッションのもと、2つのリーガルテックサービスを展開しています。

1つ目は、「契約審査をスピーディーにしつつ、全てのフローをサポート。必要な機能を漏らすことなく搭載する」という方針で開発されたAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」です。リスク検知機能やリサーチ機能、バージョン管理機能、ナレッジの共有機能などさまざまな機能が利用でき、電子契約サービスとの連携も可能です。

同社の調査によると、9割を超えるユーザーが、「LegalForceの導入によって審査品質が向上した」「時間短縮を実現した」と回答。約6割のユーザーは、「3割以上の業務時間を削減できた」と回答しています。「特にナレッジが不足しがちな小規模法務では、550以上もの契約書の雛形や労務関連の規定類などが活用いただけるのではないか」と語った角田氏。講演では、小規模法務のユーザーからの「できることが倍になった」「契約審査にかかる時間が2時間から30分に短縮された」という声を紹介しました。

「LegalForceキャビネ」は、紙か電子かを問わず締結済みの契約書を読み込むことで、OCRによって全文をテキストデータ化。AIがタイトル・当事者などを自動的に抽出し、台帳化する、手間のかからない契約書管理を実現するサービスです。角田氏は「契約書が見つからない、台帳化の手間がかかる、締結後の契約内容の見直しが大変、自宅から契約書データへのアクセスがしづらい、などといった契約書管理の課題を解決する」と説明しました。

小規模法務の課題を根こそぎ解決するクラウド型契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」

「小規模法務の現場には、2つの "わからない" がある」と語るのは、株式会社Holmes 経営企画部 部長 津田奨悟氏。そうした課題を解決するサービスとして、契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を紹介しました。

株式会社Holmes 経営企画部 部長 津田 奨悟氏

株式会社Holmes 経営企画部 部長 津田 奨悟氏

小規模法務は、経営陣から現場まで幅広い部署から寄せられる多種多様な問い合わせに回答する必要があることに加え、契約作成やレビューなどの実務もあり、常に多忙であるといえます。その結果、「いつ誰にどのような書類・情報を伝えるべきかといった『契約プロセス』がわからない、また、どこに最新の契約書があり最新のステータスはどうなっているのかといった『契約管理』の状況がわからない、という2つの "わからない" が発生している」と津田氏は説明します。

業務プロセスを整理すると、契約締結前の契約業務プロセスと締結後の契約管理プロセスに分けることができます。津田氏は、「この1年で、脱ハンコに伴い電子契約を導入する企業は大きく増加した。その一方で、本質的にこの「ハンコの前後」にこそ、小規模法務の契約業務の問題点がある」と指摘します。

「契約締結前は、プロセスが複雑化または属人化していたり、メールやチャット、Wordなどツールが散在していてプロセスがブラックボックス化したりと、非効率が生じがちである。締結後は、適切に契約書を管理しなければ、契約情報を認識せずに取引したり、契約更新に漏れが生じたりしてしまうなど、問題が起きやすくなる」(津田氏)

こうした小規模法務の課題を根こそぎ解決できるのが、ホームズクラウドです。契約書の作成から押印申請、電子締結、保管、契約管理までを、ワンプラットフォームで一気通貫に行うことができます。

たとえば、押印申請以降の業務プロセスにホームズクラウドを導入したという、法務1名+外部弁護士の小規模法務体制を取る企業では、脱ハンコによる印紙・製本の費用削減に加え、クラウドストレージやExcelといった多くのツールが不要になったことで、年間914時間・550万円のコスト削減に成功しています。また、紙か電子かを問わず関連契約をまとめて紐付け管理できる機能と更新期限通知機能をフル活用することで、いつでも誰でも契約の詳細がわかるようになり、期限の管理漏れも減少したことで、コンプライアンスの向上にもつながっていることも紹介されました。

「Hubble」が実現する契約業務の最適なコミュニケーションのあり方

株式会社Hubble 取締役CLO/弁護士 酒井智也氏は、デモンストレーションを交えながら、契約書の管理・共有に特化したクラウド型ソフトウェア「Hubble」について紹介しました。

株式会社Hubble 取締役CLO/ 弁護士 酒井 智也氏

株式会社Hubble 取締役CLO/ 弁護士 酒井 智也氏

リリースから2年強で多くの企業が導入するHubbleは、1〜5名程度の小規模法務でも利用されており、最近ではユーザーから「契約書に最適化されたコミュニケーションシステム」と評価されているといいます。酒井氏は「特に小規模法務は、事業部との隔たりが比較的少ない場合が多く、よりコラボレーションしながら契約業務を進めていける地盤があるため、契約に関するコミュニケーションを最適化できる環境が整っているといえる」と解説。Hubbleを導入することで、事業部とより密なコミュニケーションを取りながら業務を進められるようになることを説明しました。

続いて酒井氏は、Hubbleの使用感についてデモンストレーションを通して紹介しました。「ドキュメントをフォルダに格納して共有すると、契約書の内容とコメント欄が表示される。コメント欄で担当者に直接メッセージを送ることも可能。メッセージは、普段使っているチャットやメールツールと連携できるので、取りこぼしもない」と、Hubbleの使いやすさについてアピールしました。

Hubbleの1つの特徴は、契約書の編集がWord上で行えるため、慣れ親しんだツールを利用しながら業務効率化を図ることができる点です。Hubble上の編集ボタンを押すことでWordが起動し、編集が終わったタイミングでWordを閉じると、新しいバージョンの契約書ファイルがHubbleの画面上に表示されます。またその新しいバージョンでは、ファイルをクリックすると、加筆修正した箇所が自動で示されます。バージョンごとにコメントを記入できるほか、バージョン管理が自動で行われるため、ローカルでWordファイルを保存して編集する従来の契約書作成時に生じていた管理の手間がなくなります。

「メールやチャットツールでは、伝えるメッセージが主たる情報であり、そこに添付する情報が従たる情報という関係性があった。しかし、契約業務において主として伝えたいことは、修正したドキュメントの内容。ドキュメントを主たる情報として、メッセージやバージョン情報は従属する情報として管理することが、契約業務に最適化されたコミュニケーションのあり方だろう」(酒井氏)

Hubble上にアップした契約書の情報は契約書台帳のような形でデータベース化されており、依頼日やステータス、担当者などから必要な情報を一覧化して閲覧することも可能です。たとえば「締結済み」というステータスの契約書一覧の抽出や、契約書の期限管理も行えます。担当者別にソートして、かつ「法務確認中」のステータスで一覧化すれば、自分が抱えている案件を一覧化することが可能であり、タスク管理にも利用することができます。さらに、クラウドサインをはじめとした電子契約サービスと連携することで、契約業務はよりスムーズになります。

「良質なコミュニケーションが、働きやすさや働きがいに直結する。契約業務を担う皆さんのコミュニケーションをHubbleを通じて最適化していきたい」(酒井氏)

中小企業法務の抱える人手・知見不足を解決する契約書レビューAIクラウド「LeCHECK」

最後の登壇者は、株式会社リセ 代表取締役社長/ 弁護士(日本・NY州)藤田美樹氏です。日本と海外企業間の紛争を専門に弁護士として働くなかで、契約書のチェックがきちんとできていれば争いが起きなかった、もっと楽に戦えたと思うことが多くあったといいます。一方で、法務のマンパワーが足りていないのも事実です。そこで藤田氏は、自然言語処理のテクノロジーを活用することで、そうした問題の解決に挑んでいます。

株式会社リセ 代表取締役社長/ 弁護士(日本・NY州) 藤田 美樹氏

株式会社リセ 代表取締役社長/ 弁護士(日本・NY州) 藤田 美樹氏

契約書チェック・作成支援ツール「LeCHECK」は、AIによる契約書の自動チェックで不利な条項や抜けている条項を指摘し、専門弁護士の代替案や雛形を提示するクラウドサービスで、日本語と英語に対応しています。

「安い料金で良い助言をして紛争を減らしたいという思いでサービスを開発している。1人法務や兼務法務の方にもぜひご利用いただきたい」(藤田氏)

取引先から送られてきたチェックしたい契約書をLeCHECK上にアップロードして開くと、左側に契約書の内容や契約上の立場、類型などが、右側に修正案や削除案が表示されます。専門弁護士が作成した最新の法改正対応の解説も提供されるため、具体的にどのようなリスクが潜んでいるのかを学ぶこともできます。また、あらかじめ自社雛形を登録しておけば、レビューする契約書と類似する自社雛形の条文を検索・比較し、代替案として使うこともできます。LeCHECKが提供する雛形との比較も可能です。

上述のとおり、LeCHECKは英文契約書のレビューにも対応しており、裁判管轄の条項など国際取引特有のリスクの洗い出しや抜け漏れチェックも行うことができます。英語版の雛形や条文案に関する詳細な解説、契約書の内容を機械翻訳で和文にする機能なども搭載されており、より効率的かつスムーズな英文契約書チェックに貢献します。また、ローカルのWordファイル上でもアドインとして利用できる機械翻訳機能も備えていることが説明されました。

リーガルテックの導入により会社の成長貢献と法務人材としての価値向上の実現を

コロナ禍を受けて、DXの流れは大きく加速しました。本イベントの申込者の所属企業でも約6割が何かしらのリーガルテックサービスを導入しています。しかし、各社の講演内容からもわかる通り、DXは目的ではなくあくまで手段です。

在宅勤務移行における生産性維持・向上、紙媒体からの脱却によるコスト削減など、会社のミッションや部門目標によって、テクノロジーの利用目的はさまざまです。新たなビジネス創出など、法務に求められる機能が従来の領域を超えてきているなかでは、リーガルテックの導入による業務効率化は、個人のキャリアをも左右する要因となりつつあります。実際に、法務人材の求人市場において、法務スペシャリストの求人は増えていますが、「ビジネスの創出に興味関心がある方・実際に経験がある方に限る」といった採用が多く見られるようです。
ルーチンワークはテクノロジーに任せ、法務人材としての価値向上に向けた時間を捻出することはもはや待ったなしの状況です。リーガルテックサービスを導入するには、全社の業務全体を俯瞰して課題を洗い出し、他部門を巻き込んでいく力、導入を理解してもらうためのプレゼン力といった、普段の法務業務とは違う筋肉を求められます。

本稿で紹介した各社の講演も参考として、会社の成長に貢献し、かつ、自分の価値を高めるためにはどうしたらよいかを考え、自社の状況に適したリーガルテックサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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