【WEBセミナー】事例で学ぶグローバル法務_クロスボーダー契約・海外進出(M&Aと合弁)

調査レポートや事例から紐解く、法務オペレーションとナレッジシェアの推進法PR 「デジタルトランスフォーメーション(DX)による法務部門の将来像」開催レポート

法務部

目次

  1. これからの法務部門はアドバイザーではなく戦略的パートナーへ
  2. ノウハウ・ナレッジの活用にまつわる法務部門の4つの課題
  3. テクノロジーで法務業務を見える化し、人員・システム投資など戦略考案に活用
  4. リーガルオペレーションの効率化・品質向上ヘ向け、テクノロジーの積極的な活用を

昨今のコロナ禍においてテレワークの普及が進み、勤務体系の大きな変化が起こったことで、法務相談などの実務が増加。その結果、法務部門のリソースが不足するケースが見られます。そこで求められるのが、テクノロジーによる法務業務のオペレーション効率化やナレッジシェアリングです。

2020年11月19日に開催されたオンラインセミナー「デジタルトランスフォーメーション(DX)による法務部門の将来像 - 調査レポートや事例から学ぶナレッジシェア・見える化の推進法」では、法務業務をサポートする各種ソリューションの提供を行うトムソン・ロイターの3名が、事例の紹介を通して、法務部門の向かうべき方向性や業務効率化のヒントを紹介しました。

これからの法務部門はアドバイザーではなく戦略的パートナーへ

はじめに登壇したのは、ウエストロー・ジャパン 代表取締役社長 兼 トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 日本統括 バン ヨン ソン氏(編注:肩書・役職名は開催時点)。トムソン・ロイターによるLegal Department Operations(LDO)Index Reportの結果を紹介しながら、世界の法務部門の動向を解説しました。

2020年6月の調査では、世界各国で企業規模を問わず法務の業務量が増えている傾向が明らかになっています。もちろん、日本も例外ではありません。日本の企業法務部門では、昨年までの過去3年間で法務の総人員数、平均人員数そして社内弁護士数のいずれもが増加しており、これは、法務の業務量の増加に企業が対応しようとしている現れだといえます。

こうした状況を受けてバン氏は、「多くの場合、法務部門はビジネスにおけるコストセンターと見なされているが、これからは収益を生み出す部門に変わっていかなければならない。今まではリアクティブなサポーターであったが、今後はプロアクティブな意思決定者、つまりアドバイザーではなく戦略的パートナーになっていく必要がある」と、これからの法務のあり方に対する考えを述べました。

ウエストロー・ジャパン 代表取締役社長 兼
トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 日本統括 バン ヨン ソン氏

ウエストロー・ジャパン 代表取締役社長 兼 トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 日本統括 バン ヨン ソン氏

法務が戦略的パートナーとしての価値を提供していくには、法的アドバイスの実務にビジネスの観点を取り入れることが求められます。そのためには、法務がコラボレーションの文化を持ち、企業全体の事業と戦略を理解していなければなりません。バン氏によると、ここで法務のKPIとなるのはコストだといいます。

「法務部門の予算や指標、プロセスなどは、企業のビジネスオペレーティングシステムに結び付けられており、継続的なプロセス改善が重要となる」(バン氏)

コスト効率や業務効率の向上手段として有効なのが、テクノロジーです。バン氏は、「リーガルテクノロジーは効果的かつコスト効率の良い法務を可能とする。またデータに基づく洞察の提供により、ビジネスにおける最適な意思決定を実現する」としたうえで、法務部門のテクノロジー予算が過去12ヶ月で30%増加しているというLDOの調査結果を紹介。法務部門で使用されている主要なテクノロジー・ソリューションとして、以下の5つをあげました。

  • 経費管理(eビリング)/ 支出・案件管理
  • 契約書管理
  • リーガルリサーチ
  • ドキュメント管理
  • 訴訟ホールド

さらにバン氏は、法的アドバイス業務の社内への移行により、外部弁護士費用を削減し、人材育成へ多くの投資を行う傾向が世界的に見られると昨今のトレンドにも触れました。特に、プロアクティブでコスト効率の良い法務部門は、予算のうちかなりの割合を社内スタッフの研修と育成に割いているといいます。

「社内の人材は自社の事業展開に精通しているため、社内で優秀な人材を採用・トレーニングすれば、リーガルサービスの質を向上させることが可能だ。その結果、社外弁護士費用が削減できる。そのうえで社外に依頼していた一部の業務を代替するためにも、テクノロジーへの投資が必要になるだろう」(バン氏)

ノウハウ・ナレッジの活用にまつわる法務部門の4つの課題

続いて登壇したトムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 リーガルコンテンツ&リサーチスペシャリスト 石田さやか氏は、ナレッジシェアリングと法務ノウハウの活用法について、顧客企業の事例を盛り込みながら解説しました。

石田氏はまず、企業が現在抱えている大きな課題として次の4点をあげます。

1点目は、ビジネスの複雑化・多様化により専門性の高い法律相談が増加していることです。社内ノウハウが蓄積しておらず、頻繁に社外弁護士を利用することで、高額な弁護士費用が発生してしまうケースをよく聞くと石田氏は語ります。

2点目は、契約書作成作業や法務調査作業に膨大な時間がとられてしまい、本来時間を費やさなければならない重点分野の案件にリソースが確保できない課題です。

3点目は、コンプライアンス・リスク管理などの法務関連業務が法務部門に集約されることで、知識レベルや経験差によるメンバー間での業務の質のばらつきが発生してしまうケースです。この根本にあるのは、社内教育が不十分であるという問題です。

4点目は、コロナ禍によって在宅勤務体制が長引くなか、業務に必要な資料・情報へのアクセスのしづらさや情報漏えいのリスクといった、情報インフラ整備の不足です。

トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 
リーガルコンテンツ&リサーチスペシャリスト 石田さやか氏

トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 リーガルコンテンツ&リサーチスペシャリスト 石田さやか氏

トムソン・ロイターは、これらの課題を解決するソリューションとして、「Practical Law」を提供しています。Practical Lawは、豊富な法務ノウハウとナレッジを収録するオンラインツールで、500名以上の専属弁護士と300を超える法律事務所の執筆陣からなる編集チームが作成する信頼感のあるコンテンツが特徴です。

たとえば、Practical Lawを導入するほとんどの企業からのニーズがあると言う「Standard documents and drafting notes」コンテンツでは、長年の実務経験がある弁護士・編集者が作成した契約書テンプレートや詳細な解説が提供されており、法的留意点や重要判例なども含めて確認が可能。契約書の自動作成・管理が行えるFast Draft機能も搭載しています。

石田氏が「もっとも費用対効果の大きい機能」と紹介するのが、Practical Lawの専属弁護士に質問できる「Ask」機能です。たとえば、求める内容の契約書や条文が見つからない、などの質問を投稿することで、質問内容にもよりますが基本的に1〜2日稼働日以内に弁護士からの回答が得られます。

Practical Lawはその他にもチェックリスト機能、関係者への情報共有機能など、ナレッジシェアリングに関する豊富な機能やコンテンツを備えています。

石田氏は「Practical Lawのようなコンテンツやデータベースを活用し、社外弁護士に依頼する業務を緊要・複雑なものに限定することで、支出を削減できる。さらに平準化されていなかった社内知識の底上げを図ることで、リサーチ業務の効率化、リーガルサービスの質向上を実現する。また、テレワーク下でも効果的なナレッジシェアリングが可能となる」と活用メリットを説明しました。

テクノロジーで法務業務を見える化し、人員・システム投資など戦略考案に活用

トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 ビジネス デベロップメント マネージャー 山田勝志氏は、企業法務に求められる効率化と、見える化を促進するリーガルオペレーションについて解説しました。

トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 
ビジネス デベロップメント マネージャー 山田勝志氏

トムソン・ロイター 法律 x テクノロジー部門 ビジネス デベロップメント マネージャー 山田勝志氏

法務業務は定型的な作業だけでなく、多種多様な業務が別々の窓口から依頼されるケースが多くあります。また業務によって確認・承認が必要な関係者も異なることがほとんどで、業務の管理が煩雑になり、締切日の遅延や関係者との調整不足などといった問題が常に隣り合わせにあると言えます。

こうした問題の根本は、個人のやり方や経験値をもとに業務を進めていることだと山田氏は指摘します。

「課題解決に向けては、法務担当者への依頼・指示の段階からシステム化して属人性をなくし日程管理や費用管理をスムーズに行うこと、および部門内で共通化されたワークフローによって業務を行うことがポイントとなる」(山田氏)

法務業務のオペレーションの支援ヘ向け、トムソン・ロイターは法律業務管理ソリューション「HighQ」を提供しています。HighQは以下の6つの機能からなります。

「HighQ」が備える主要な6つの機能

「HighQ」が備える主要な6つの機能

HighQを活用して属人性を減らすため、はじめに取り組むべきポイントは、ワークフローの一元管理です。HighQでは、窓口への依頼元がバラバラであったとしても、「タスク」という形で各業務を管理でき、ワークフローを一元化します。

またHighQ上のフォームへ業務に必要となる情報を依頼者から入力してもらう形にすれば、必要事項の確認作業や情報の抜け漏れがなくなり、よりスムーズなフローが構築できます。関係者との調整や上長などによる承認もHighQ上で行うことが可能です。

このようにシステム化・ルール化を進めていくことで、法務部門のメンバーの業務についてもリアルタイムで見える化できるようになります。その結果、依頼者による進捗確認の問い合わせが削減でき、また期日に間に合わなかったタスクがどれだけあったのかなどを法務部門内で定量的に把握できるようになるため、人員やシステム投資などの戦略考案にもつながります。

リーガルオペレーションの効率化・品質向上ヘ向け、テクノロジーの積極的な活用を

トムソン・ロイターでは、本稿で紹介した他にも企業法務向けの予算管理システム「Legal Tracker」、法律事務所向け案件管理ソフト「Elite 3E」 など、多数のソリューションを提供しています。法務部門の業務量が増加し、また果たすべき役割が変化するなか、リーガルオペレーションの効率化や品質向上を実現するためには、自社の状況に合わせつつ、積極的にテクノロジーを取り入れていく必要があると言えるでしょう。

トムソン・ロイター株式会社 提供サービス トムソン・ロイター株式会社の公式サイトはこちら

関連する特集

無料会員登録で
リサーチ業務を効率化

90秒で登録完了

無料で会員登録する