第3回 コンテンツ内製の限界。「半月がかりのパワポ作成」から脱却し、担当者の工数削減と従業員の「満足度」を両立させた研修PR

苦労して研修資料を作ったのに、受講者からの評価は「文字が多くて分かりづらい」。多くの研修担当者が直面するこのジレンマ。株式会社グリーンズもまた、PowerPointで研修コンテンツを内製していましたが、担当者の膨大な工数と、従業員の学習意欲の維持に大きな課題を抱えていました。

今回お話を伺ったのは、総務部でコンプライアンス研修を統括する廣光 健治様と、実際に研修準備から運用までを担当されている日吉 菜穂子様のお2人です。

「担当者の労力を何とかしたい」という強い思いから導入を決めた「BUSINESS LAWYERS COMPLIANCE」（以下、BLC）ですが、導入によって、担当者の負担はどれだけ軽減され、社内にはどのような変化が生まれたのでしょうか。コンテンツ内製のリアルな苦労から、経営層を納得させた導入の決め手まで詳しくお伺いしました。

課題：半月がかりのパワポ作成も、評価は「文字が多い」。手間と評価の板挟みに

まず、BLC導入前の研修状況と課題について教えてください。

日吉様 ：
以前からEラーニングシステムは導入していましたが、そこに入れるコンテンツはすべて自分たちで制作していました。たとえばハラスメントは人事部、インサイダー取引は私たちがいる総務部、というように、各部署がテーマごとにPowerPointで資料をゼロから作っていたんです。

ゼロから制作とは…それは大変だったのではないですか？

日吉様 ：
はい。インサイダー取引の資料1つ作るのにも、半月くらいかかっていました。内部監査室から「最近の動向や事故事例を入れなさい」という指示があるので、最新情報を調査して、それを自社に置き換えて分かりやすく解説して…という作業が必要で。単純作業ではないので、ほかの人に「これ、やっといて」と簡単にお願いできるものでもありませんでした。

まさに担当者の方の専門性と時間が必要な業務ですね。

日吉様 ：
それだけ苦労して作っても、受講者からの評価があまりよくなくて…。「文字が多い」「分かりづらい」「時間がかかりすぎる」といった声がアンケートで寄せられていました。特に、外国人従業員向けにルビを振ると、さらに画面が文字だらけになってしまって。なんだかなぁ…と思いながら毎年更新していましたね。

廣光様は、管理職の視点からどのような課題を感じていましたか？

廣光様 ：
まさに「時間」ですね。全国に120ほどの拠点があり、従業員は業務の合間を縫って研修を受けます。お客様対応が最優先なので、研修に時間を割くことへの抵抗感は根強くありました。「短くて、ためになる動画」がずっと求められていたんです。パワポだと早く見られる反面、面白みがない。動画にすると今度は長くなってしまう。そのジレンマが常にありました。

検討：決め手は「10分」というコンパクトさと、「弁護士ドットコム」の信頼性

様々な課題があったのですね。その中でBLC導入の決め手は何だったのでしょうか？

日吉様 ：
営業の方からお電話でサービス内容を聞いて、「めちゃくちゃいいですね。今すぐ入れたい」と思ったのが正直なところです。具体的には、以下の点が魅力でした。

廣光様 ：
私の視点では、やはり「10分」というコンパクトさですね。これに尽きます。その短い時間の中に、伝えるべきポイントがしっかり詰まっている。これは素晴らしいと思いました。

導入にあたって、稟議はスムーズに進みましたか？

日吉様 ：
はい、差し戻されることなく承認されました。要因としては、決裁権限の範囲内で調整いただけたこともありますが、「外国人従業員にも分かりやすい教育が必要だ」という全社的な共通認識があったことが大きいと思います。「この動画ならそれができますよ」という説明で、スムーズに納得してもらえました。

効果：「でしょう？」と思わず笑みが。担当者の制作負荷が激減し、受講者からも高評価

現在のBLCの活用方法を教えてください。

廣光様 ：
全社で年に1回必ず実施する研修と、対象者を絞った研修で活用しています。特に当社は従業員の入退社が多いので、入社時研修にEラーニングは欠かせません。

BLC導入後、担当者の日吉様ご自身にはどのような変化がありましたか？

日吉様 ：
本当に、すごく楽になりました。今までは資料をすべて作っていましたが、今は基本的な解説をBLCにお任せして、私たちは自社特有のルールを補足するだけで済むようになりました。作業量が本当に少なくなり、精神的にも楽になりましたね。

もう1つ大きかったのが、「この内容で間違いない」という安心感です。自分で作ったものだと、「あれ、この解釈で合ってるかな？」と後から不安になることもありましたが、専門家が監修したコンテンツなので、自信を持って展開できます。

受講者の反応はいかがでしたか？

日吉様 ：
ものすごく反応がよかったので、「でしょう？」と思わず心の中で言っていました（笑）。「動画で分かりやすかった」「面白かった」という声のほかに、「字幕が出るので、音声が出せない場所でも隙間時間に見れて助かった」という意見もありました。

廣光様 ：
これまでパワポを嫌々読んでいたのが、面白い動画で学べるようになった。従業員の感覚としては「よし！」という感じだと思います。そして部長としての感覚で言うと、コンテンツ制作に使っていた膨大な時間がなくなり、その分、ほかの仕事を進めてもらえるようになったことが最大のメリットです。能力の高い従業員には、もっと付加価値の高い業務に時間を使ってほしいですから。本当に助かっています。

展望：「優秀な従業員の時間を、もっと価値ある仕事に」。多拠点展開する企業にこそ勧めたい

BLCをどのような企業や担当者の方に勧めたいですか？

日吉様 ：
私たちのように、全国に拠点がたくさんある企業にはすごく合っていると思います。集合研修が難しく、従業員がそれぞれの場所で学ぶスタイルには、短時間で分かりやすい動画コンテンツが最適です。

廣光様 ：
「教育コンテンツを作れるような優秀な従業員の時間を、もっと別の業務に使ってほしい」と考えている管理職の方には、ぜひ勧めたいですね。研修の準備は、どうしても優秀な従業員に任せがちになりますから。特に、集合研修のし難い少人数の店舗を全国展開しているような小売業やサービス業の企業には、非常に有効だと思います。

最後に、研修担当者の皆さんにメッセージをお願いします。

日吉様 ：
研修コンテンツの内製から解放されることで、もっと生産性のある仕事に時間を使えるようになります。それは担当者にとっても、会社にとっても、みんながハッピーになることだと思います。

廣光様 ：
繰り返しになりますが、優秀な方が本来の力を発揮できる環境を整えること。それが導入の大きな価値だと感じています。