コロナ下のテレワーク導入 就業規則変更の要点と規定例

人事労務
向井 蘭弁護士 杜若経営法律事務所

 当社では、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにテレワークを導入しましたが、これを機にテレワークに対応した就業規則を作成したいと考えています。就業規則を作成するうえでどのような点に注意すればよいでしょうか。

 テレワークの定義、テレワーク勤務を命じる・取り消す旨の根拠規定の明記、テレワークに対応した通勤手当、費用負担および在宅勤務手当、報告義務、服務規律について定める必要があります。

解説

目次

  1. テレワークの定義
  2. 業務命令でテレワーク勤務を命じる(もしくは取り消す)ことができるか
  3. 通勤手当
  4. 費用負担および在宅勤務手当
  5. 報告義務
  6. 服務規律
  7. おわりに

 新型コロナウイルス感染者が増加するにつれ、テレワーク勤務を導入する企業が急増しました。企業によってはテレワークが制度として定着し、これを機に就業規則を変更する企業が増えています。以下、就業規則変更の際の留意点をご紹介します。

テレワークの定義

 テレワークは「tele」(離れたところで)と「work」(仕事)を合わせた造語です。テレワークは、在宅勤務とサテライトオフィス勤務(所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方)、モバイル勤務(移動中やカフェなどを就業場所とする働き方)を含む概念と言われています。

 そのため、導入する制度が在宅勤務のみなのか、あるいはモバイル勤務も含むものなのかは明確にすべきです。これを不明確にしておくと、カフェや漫画喫茶などで仕事をしてしまい、情報漏えいなどのリスクに晒されることになります。

 以下は、原則自宅勤務とし、会社の指定がある場合にのみ自宅以外で働くことができるとする内容の規定です。

(在宅勤務の定義)
第2条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準じる場所(会社指定の場所に限る。)において情報通信機器を利用した業務をいう。

業務命令でテレワーク勤務を命じる(もしくは取り消す)ことができるか

 厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」には、在宅勤務の対象者として「(1)在宅勤務を希望する者」との記載があります。

 これは事実上、在宅勤務には本人の同意があることを要件としているものです。

 厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」は、介護や育児のための在宅勤務を想定して作成されたもので、今回のような新型コロナウイルスを前提としたものではありません。育児や介護の場合は、業務に集中するためには、本人以外の周囲の協力が必要な場合もあるため、同意を必要としたものと思います。

 一方、新型コロナウイルスの場合は感染防止が主たる目的であるため、テレワークを行う場合には一律に行う必要があります。また、業務上の必要性が感染防止の必要性を上回る場合は出社が必要な場合もあります。このような場合には、本人の同意の有無にかかわらずテレワーク勤務を命じたり、テレワーク勤務を取り消したりする必要があります

 そのため、就業規則上も命令の根拠が必要となります。もっとも、テレワークを命じる就業規則の条項がなくとも、業務命令の一環としてテレワークを命じることができるとの考えもあります。いずれにせよ労務管理上、テレワークを命じるには就業規則上の根拠があった方がよいことに争いはありません。

 規定例は以下の通りです。

(在宅勤務の対象者)
第〇条 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって、自宅の執務環境、セキュリティ環境のいずれも適正と認められる者とする。
2 会社は社員に対し、業務上の必要により、在宅勤務を命ずることが出来る。
3 会社は、業務上その他の事由により、前項による在宅勤務の許可を取り消すことがある。

通勤手当

 テレワークになれば、会社に出勤する回数が減る、もしくはほとんどなくなる可能性があります。このような場合、通勤のための交通費が減少してしまうので、通勤手当に関する規定も変更する必要があります

 とはいえ、テレワークについても、完全にテレワークに移行する場合もあれば、臨時にテレワークに移行することがあるなど様々なパターンがあり、1つの規定に詳細にまとめるのは容易ではありません。

 そこで、以下のように一定以上のテレワーク日数であれば実費支給に切り替える旨の規定を定めることも考えられます。

(通勤手当)
第〇条 在宅勤務(在宅勤務を終日行った場合に限る。)日数が一か月内平均週3日以上の場合、通勤手当については、毎月定額の通勤交通費は支給せず、実際に通勤に要する往復運賃の実費を給与支給日に支給するものとする。

費用負担および在宅勤務手当

 テレワークになれば、通信費、光熱費等を従業員が負担することが多いと思います。そこで、従業員が負担する費用を規定に明記するとともに、在宅勤務手当としてその負担を補填する規定を同時に定めることが考えられます。在宅勤務手当の金額は特に相場はありませんが、月額2,000円から5,000円に収まることが多いようです。

 規定例は以下の通りです。

(費用の負担)
第〇条 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。
2 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする
4 その他の費用については在宅勤務者の負担とする。
(在宅勤務手当)
第〇条 在宅勤務(在宅勤務を終日行った場合に限る。)日数が一か月内平均週3日以上の場合、在宅勤務者の負担する水道光熱費、ブロードバンド費用およびインターネット通信費(但し、第〇条に定める会社または個人負担分を除く)の会社補助として、毎月〇円を上限として在宅勤務手当を支給する。

報告義務

 テレワークにおいて、すべての従業員が自己管理できるとは限りません。報告・連絡・相談が途絶え、業務に支障を来す事例が発生する可能性もあります。

 また、テレワークにおいては、会社に実際に出社して勤務をするわけではありませんので、より勤務のプロセス、結果、成果物の報告が重要となります。

 そのため、業務の開始および終了の記録義務と業務報告義務を規定に明記することで、これらの義務を周知するとともに、万が一報告を怠るような場合、業務命令が行えるようにします。

 規定例は以下の通りです。

(業務の開始及び終了の記録)
第〇条 在宅勤務者は就業規則第◯条の規定にかかわらず、勤務終了時に勤務の開始時間及び終了時間について所定の勤怠管理システムに打刻する方法により記録しなければならない。
(業務報告)
第〇条 在宅勤務者は、定期的に電子メールで所属長に対し所要の業務報告をしなくてはならない。

服務規律

 テレワークにおいては、会社に実際に出社して勤務をするわけではありませんので、テレワーク独自の服務規律を定める必要があります

 情報漏えい、職務専念等は大部分の従業員にとって当たり前の内容ですが、それらを守ることができない従業員も残念ながらいます。そのため、念のため規定で明記する必要があります。

 規定例は以下の通りです。

(在宅勤務時の服務規律)
第〇条 在宅勤務に従事する者(以下「在宅勤務者」という。)は就業規則第〇、〇、〇条及びセキュリティガイドラインに定めるもののほか、次に定める事項を遵守しなければならない。

(1)在宅勤務の際に所定の手続に従って持ち出した会社の情報及び作成した成果物を第三者に閲覧、コピー等させてはならない。
(2)第1号に定める情報及び成果物は紛失、毀損しないように丁寧に取扱うこと。
(3)在宅勤務中は業務に専念すること。
(4)在宅勤務中は自宅以外の場所で業務を行ってはならない。

おわりに

 テレワークといっても、各社事情も形態も様々です。そのため、ひな形のみに頼らず、自社の独自性を盛り込んだ規程を作成する必要があります。

無料会員にご登録いただくことで、続きをお読みいただけます。

1分で登録完了

この実務Q&Aを見ている人はこちらも見ています

無料会員登録で
リサーチ業務を効率化

1分で登録完了

無料で会員登録する