不正調査の基本的な流れ　改正公益通報者保護法を踏まえて

企業の不正と不正調査

　近時も、企業の不正が日本社会を騒がしています。品質データ偽装・不正会計・インサイダー取引など、不正の内容はさまざまです。人間が関わる以上、不正を完全に予防することはできず、不正と無関係の企業はありません。
　不正調査とは、不正が発覚した場合に迅速かつ的確に不正の事実関係を確認のうえ、原因分析・再発防止策を講じることであり、不正が発覚した企業にとっては必要不可欠な対応です。

　不正発覚後の対応を誤れば、企業の信頼はさらに失墜し、二次的被害を被ることになります。そのため、企業においては、不正を予防する体制を構築することはもちろんのこと、不正が発覚した際の対応の在り方についてあらかじめ理解しておくことも重要です。

　そこで、本稿では、不正が発覚した場合の不正調査の基本的な流れを説明します。また、内部公益通報を契機として不正調査を行う場合には、2022年6月1日に施行された改正公益通報者保護法の遵守も重要になりますので、この点も併せて説明します。

不正調査の全体像と基本的な流れ

　上述のとおり、不正の種類は多様であり、不正対応のあり方も、不正の内容によりさまざまですが、一般的な不正調査は、「初動対応」、「本格調査」、「再発防止」の3つのフェーズに分けて行われます。

　「初動対応」では、不正の発覚後、不正内容の概要把握、ステークホルダーへの連絡・開示、公表の要否検討などについて、迅速かつ適切に方針を判断することが必要になります。初動対応を誤ると、不正を隠ぺいしたとの疑念をかけられ、二次被害を生じさせる可能性もあるなど、不正対応において初動対応は極めて重要となります。

　「本格調査」では、発覚した不正の内容を詳細に調査することとなります。不正調査の主要な目的の一つはステークホルダーからの信頼回復であり、不正調査は第三者であるステークホルダーに信用されなければなりません。このような観点から、不正調査をどのような体制で行うかが本格調査の重要なポイントの一つとなります。

　「再発防止」は、調査結果を踏まえた再発防止策を実施することになります。いくら理想的な再発防止策を策定しても、企業の実態に即していなければ遵守できない「絵にかいた餅」となりますので、再発防止策は持続可能・現実的な施策とし、継続的な実効性のモニタリングが必要となります。

　以下、各フェーズにおける具体的な手続の内容を説明します。

危機対応の全体像

　また、不正調査のスケジュールは、事案によって異なりますが、2か月間の不正調査の場合、典型的なスケジュールのイメージは、下記のようなものになります。

調査スケジュール

不正調査の初動対応

初期調査の体制

　不正の疑いが発覚した時、まず、初期的な事実関係の確認等を行うチームを整える必要があります。このチームは、法務・コンプライアンス担当者や内部監査部門などが中心となることが多いです。

　チームを整えるうえでは、下記に該当する人物や部署などが初期調査に関与することを避ける必要があります。

• 不正に関与している可能性がある人物
• 不正に関与している可能性のある人物が所属する部署

　また、執行部門（取締役会、執行役員等）が初期調査等の指揮を執ることが迅速かつ効率的ですが、執行部門の上層部の関与が疑われる事案では、調査の中立性・公平性を確保するために社外役員や監査部門などが体制の指揮を執る必要があります。

初動対応時の主な検討事項

　チーム体制を確定したのち、初動対応では、主に以下の事項を検討することになります。

　以下、各検討事項について、説明します。

（1）基本方針の確定

　発覚した不正について、本格調査の要否・体制・方法などの不正調査の対応の基本方針を確定するために、主に以下のような点を確認する必要があります。

① 不正が存在する可能性の程度

　不正の端緒は、不正関与者の自白、内部・外部通報、内部監査等さまざまです。これらの端緒で提供される情報は曖昧であったり、正確性に疑義がある場合が多いため、まずは、情報提供者に事実関係の確認を行ったり、客観的資料を確認するなどして、不正が存在する可能性がどの程度あるのかを確認します。

② 不正の広がり・対外的影響

　不正がどの程度の広がりを有するのか、対外的な影響がどの程度あるのかを早期に確認する必要があります。
　たとえば、製造業における品質データ偽装であれば、類似製品で同様の問題がないか、同一部門・ラインでの同様の不正が行われていないか、不正の対象となっている製品の取引先や最終製品等を確認することが重要になります。
　また、当該不正により製品を出荷停止する場合などには、その影響度や損害額なども併せて確認する必要があります。

③ 調査の難易度、関与者の属性（立場・ポジション）等

　本格調査の体制を検討するうえで、不正調査の難易度や関与者の立場やポジションを確認しておくことも重要です。
　たとえば、不正が行われたのが海外子会社である場合には、国内本社や子会社よりも目が行き届かない部分が多く、言語の問題もあるため、調査のハードルが高くなります。
　また、不正の関与者が子会社の幹部などポジションが高い人物の場合には、影響力を背景に組織内に協力者が存在し、証拠隠滅や情報漏えいなどの可能性も考えられるため、調査の実施方法にも留意が必要となります。

（2）取引先や監督官庁への報告

　発覚した不正が取引先に提供する製品、サービスに関する場合や、許認可を受けて事業を行っている場合には、取引先や監督官庁などに対し不正に関する報告の要否を検討する必要があります。
　たとえば、安全性や国民生活に影響する不正であったり、許認可に関する事項に関する不正であれば、取引先や監督官庁等への報告が必要になります。
　この際重要になるのは、報告のタイミングです。
　報告の遅れは、情報を隠ぺいしたとの非難を呼び、レピュテーションを毀損することにつながりかねません。
　取引先や監督官庁等へ報告をしたものの、調査の結果事実ではなかった場合には、無用な混乱を生じさせる可能性もあるため、一定の事実関係の確認は必要となりますが、ある程度の情報の確度を確保できたら、できる限り早期に報告することが重要になります。

（3）証拠保全

　不正に関連する証拠が保全されているかは、後に続く本格調査の成否に大きくかかわってきます。保全すべき証拠は事案によりさまざまですが、証拠の存在する場所や証拠隠滅の可能性を早期に把握することが重要になり、証拠隠滅が容易な証拠（たとえば、関与者が管理している電子データ等）については、ただちに保全しなければなりません。
　不正行為の証拠として重要となる資料には、書類や電子データのほかに、他の従業員の証言などもあります。また、関与者の認識や社内での情報共有の状況（不正の認識の範囲）を確認するうえでは、社内の電子メールが重要な証拠になります。

（4）公表（リリースや記者会見）・情報管理

　不正が発覚した場合、法律等で公表が義務付けられている場合もあります。例えば、消費生活用製品について、一般消費者の生命または身体に対する重大な気がいの発生及び拡大を防止するために必要な場合には、事故の内容等を公表しなければなりません（消費生活用製品安全法36条、56条1項）。また、行政処分として情報の公表等が命じられる場合としては、例えば、製品について優良誤認表示（景品表示法4条1項1号）をした場合に、消費者庁による排除措置命令に基づき、公示を求められる場合もあります。
　他方で法的義務ではないものの、任意に公表を行うかについては慎重に判断しなければなりません。
　たとえば、下記の場合には、任意の公表を行うことが考えられます。

• 拡大損害を防止する必要がある場合
• 多数の関係者（とりわけ消費者）に影響がある場合
• 人身被害や重大な法令違反など深刻な影響がある場合

　不正確な内容を公表することは、二次被害を招来することにもなりかねないため、公表の際には事前の準備が極めて重要になります。公表する（できる）情報と非公表とする情報を峻別し、ポジションペーパーや想定問答集を作成するなどして、関係者による対外的な受け答えを統一しておくことが必要になります。

本格調査

調査体制の確定

　本格調査を行う際は、初動対応により得られた情報を踏まえて、適切な調査体制を確定させることが必要になります。調査体制としては、下記のような類型があり、不正の内容等に応じて体制を決定します。
　たとえば、セクシャルハラスメントやパワーハラスメントなどの社内の問題で、外部への影響等がない場合には内部（非委員会）で調査を実施するケースが多いです。一方、同様の不正であってもその内容が悪質であり、報道などにより社会的な注目を引いた場合などには第三者委員会を設置して調査を行うケースもあります。
　不正対応では、企業に対する取引先や社会等の外部からの信用回復も重要な視点ですので、そのような観点から適切な体制で調査を行うことが肝要です。

【調査体制の類型】

　なお、第三者委員会を組成する場合には、委員候補の選定、委任契約書の準備、取締役会決議による委員会への調査委嘱、委員会事務局の設置なども必要となります。

調査の実行

　調査内容についても、事案や体制に応じて異なりますが、外部専門家を含む内部委員会や第三者委員会が実施する場合の調査の概要は以下になります。
　他方、内部調査委員会や内部（非委員会）による調査の場合には、以下の全ての調査を実施せず、関係者へのインタビューや関係書類の分析などを中心に調査を行う場合もあります。
　なお、第三者委員会には法的な強制力はありません。調査が実効的に行われるためには、経営陣から現場の担当者までが調査の必要性を真に理解し、調査に協力することが必要となります。そのため、調査を実施する際に、経営トップから全従業員に対し、調査に協力することや調査に協力して会社に不利な供述をしても不利益な取扱いをしないことを明確に伝えることが重要になります。

（1）関係書類の分析

　不正調査において客観的な記録は事実確認の柱の一つとなります。関係書類も事案によりさまざまですが、下記のような書類を調査します。

• 就業規則・業務マニュアル・職務権限分掌規程等の規程類
• 検査記録・帳簿等の業務上作成される記録簿類
• 取締役会会議録・監査役会議事録・経営会議会議録等の議事録類
• 内部監査報告書等の監査記録類

　また、関係者の電子メールを確認することもありますが、これは次の「フォレンジック調査」として行うことになります。

（2）フォレンジック調査

　フォレンジック調査は、従業員のメールデータを吸い上げ、不正に関するやり取りなどがなされていないかを確認する調査です。不正関与者の主観や不正を認識していた者の範囲を特定するうえで非常に重要な調査となります。
　当該調査では大量のデータを処理する必要があるため、専門業者に委託して行うことが通常です。
　フォレンジック調査を開始する際には、まずメールデータを吸い上げる対象となる従業員の範囲を確定します。フォレンジック調査は不正関与者の主観や不正に関する情報の共有範囲を確認することがその重要な目的の一つですので、このような観点からフォレンジック調査の対象とする従業員の範囲を確定します。
　また、フォレンジック調査で吸い上げるデータ量は莫大で、不正と関係のないメールデータが大量に含まれるため、不正に関係するキーワードを設定のうえ、第一次的には、キーワードが含まれるメールを機械的に選別し、そのうえでメールの内容を調査します。
　キーワードの設定が適切ではないと調査対象とすべきメールが抽出されなかったり、反対に関係のないメールが大量に抽出されることとなり、調査作業量が膨大なったり、調査の実効性が失われてしまうため、キーワードの設定も極めて重要です。

（3）現場視察

　外部専門家や第三者委員会が調査を担当する場合には、不正が行われた現場の状況を直接知覚したことがないため、なかなか不正行為についてイメージを持つことが難しい場合もあります。そのため、外部専門家らによる現場視察を行うことで、不正が行われた状況をより具体的にイメージでき、より深度のある調査や正確な事実認定を行うことができるようになります。

（4）関係者インタビュー

　客観的資料の分析の結果を踏まえ、関係者へのインタビューを実施します。不正の内容は書類上記録されていないことも多く、関係者へのインタビューも重要な調査になります。
　関係者へのインタビューは、客観証拠である関係書類や電子メール等を調査した後、発見された電子メール等の内容を踏まえながら行うことになります。
　特に不正関与者の場合には、虚偽の説明をする可能性も高いため、事実に反する説明が行われた場合には客観的資料を示しながら適切に指摘し、対象者から真実を引き出すことが重要になります。また、インタビューの順番についても、同様の観点から、不正の関与者へのインタビュー実施前に、周辺人物にインタビューを行い、できる限り事実関係を把握したうえで、関与者にインタビューを行う場合が多いです。

（5）ホットラインの設置、アンケート調査の実施

　第三者委員会を設置した場合には、不正に関係する事実関係を網羅的に調査する観点から、ホットラインを設置し、従業員からの自主的な情報提供を求めると同時に、不正が生じた部署や関連部署の従業員を対象にアンケート調査を行うことが一般的です。
　また、ホットラインやアンケート調査では、問題となっている不正だけではなく、類似する不正行為の有無についても情報提供を求め、類似事案が発覚した場合には、当該事案についても調査対象として調査を実施することになります。

改正公益通報者保護法を踏まえた不正調査時の留意点

（1）不正調査と公益通報者保護法の交錯

　公益通報者保護法は、2022年6月1日に改正法が施行され、改正法に基づく指針（「公益通報者保護法第11条第1項及び第2項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針」）が策定されています。
　当該指針では内部公益通報を受け取った企業の対応等について規定しており、内部公益通報を端緒として不正調査を実施する場合には、当該指針の規定を遵守しながら調査を行う必要があります。
　なお、指針が適用されるのは、公益通報者保護法が定める事業者内部への公益通報の場合であり、また、原則として、常時使用する労働者の数が300人を超える企業であるなど、不正調査を行う場合には、公益通報者保護法等が適用されるかを慎重に検討する必要があります。

（2）不正調査時の留意点

　公益通報者保護法が定める公益通報を端緒として調査を行う場合に留意すべき点はいくつかありますが、最も重要なのは公益通報者を特定させる事項（氏名や社員番号など）の取り扱いです。

　公益通報者保護法では、内部公益通報受付窓口において受け付ける内部公益通報に関して公益通報対応業務を行う者であり、かつ、当該業務に関して公益通報者を特定させる事項を伝達される者を公益通報対応業務従事者に指定しなければならず（公益通報者保護法11条1項、指針第3の1）、同従事者は正当な理由なく通報者が誰であるかを特定させる事項（氏名や社員番号など）を第三者に漏らしてはならないという守秘義務を負い（公益通報者保護法12条）、守秘義務に違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられます（公益通報者保護法21条）。

　また、公益通報対応業務従事者以外の従業員が何らかの事情で公益通報者を特定させる事項を認識した場合、当該従業員は通報者を特定させる事項を必要な範囲を超えて第三者に伝えてはならず、伝えた場合には懲戒処分その他の適切な措置をとることが事業者に義務付けられています（指針第4の2（2）ハ）。

　そのため、公益通報者保護法が定める公益通報を端緒として不正調査を行う場合、調査に関与する従業員は、通報者を特定させる事項の取り扱いについて細心の注意が必要であり、必要な範囲を超えて第三者に伝えないようにしなければなりません。
　また、事業者としても、通報者を特定させる事項が広く共有されると、多くの役職員を刑事罰付きの守秘義務を負う公益通報対応業務従事者に指定しなければならなくなり、指定漏れのリスクも発生します。

　このようなリスクを抑えるため、たとえば、通報者を特定させる事項は、原則として調査協力者には共有せず、通報者を特定させる事項を共有しなければ調査が行えない等の事情がある場合に限り共有することとし、かつ、共有を受けた調査協力者に特定させる事項の取り扱いについて十分に教育を行うことが必要です。

　このほかにも、公益通報者保護法が問題となる場面がありますので、公益通報を端緒とする不正調査においては、公益通報者保護法違反とならないように留意しながら調査を行わなければなりません。

調査報告書の公表

　第三者委員会を設置した場合には、ステークホルダーへの調査結果の報告として、調査報告書を公表することが一般的です。
　調査報告書には、調査の結果判明した不正の内容に加え、類似案件の内容、原因分析、さらに再発防止策の提言が含まれていることが通常です。
　第三者委員会の作成する調査報告書には、不正に関与した従業員の氏名も記載されていることから、公表する際にはそのような個人情報や営業秘密に関する記載は匿名化したり、要約して公表する場合が一般的です。
　なお、たとえば製品の製造に関する不正で、当該製品が海外に輸出されている場合には、英語版の調査報告書を作成したり、公表にあたっては海外における訴訟等の責任追及も見据えた公表戦略を検討することが必要となります。

再発防止

　上記の不正調査の結果を踏まえ、企業では不正が再発しないよう対策を講じることが必要です。必要かつ十分な再発防止策の実施により、ステークホルダーからの信頼を回復することができます。具体的な再発防止策の内容も業種・事業内容・不正の内容によってさまざまですが、下記の観点から再発防止策を検討することが重要です。

　①不正をできなくする施策とは、たとえば、製品の検査データを捏造したという不正であれば、検査データの記録過程で人為的な作業が介在しないように自動化したり、検査には常に複数名が関与するようにして作業を可視化するなどにより、不正を行う機会を与えないようにする対策が考えられます。

　②不正の動機をなくす施策については、たとえば納期のプレッシャーから検査を実施せずに製品検査を合格として出荷してしまったという不正であれば、検査工程の繁忙状況を営業担当者も把握したうえで適正な納期を設定するように努めたり、検査の人員を充実させたり、営業部門と品質部門のパワーバランスがとれた組織作りをするなどの対策が考えられます。

　③不正の正当化とは、たとえば企業全体としてルール軽視の風土があり、不正をしても大した問題ではないと、自己の不正行為を正当化する心理状態です。このような考えをなくすためには、たとえば、トップを含めたコンプライアンス意識の向上が必要であり、継続的な教育研修の機会を設けたり、トップからの継続的なメッセージの発信が重要になります。
　この再発防止策は、各企業の実態に即した内容でなければなりません。いくら理想的な再発防止策を策定したとしても、事業に沿っていない場合には、結局実行することができず、逆に再発防止策を遵守することに現場が疲弊し、再発防止策が機能しないばかりか、さらなる不正を引き起こすおそれもあります。
　また、再発防止策は一度実施したらそれで終わりではありませんし、形式的に実施しても十分とは言い切れません。そのため、再発防止策の実効性を継続的に確認することが重要です。