従業員から個人番号の提供を拒否されたらどうしたらよいか

IT・情報セキュリティ

 従業員から個人番号の提供を拒否された場合の対応について教えてください。

 国税庁や厚生労働省のQ&Aには、従業員や顧客等から個人番号の提供を受けられない場合には、個人番号の記載は法律で定められた義務であることを伝えて提供を求め、それでもなお提供が受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどすれば、税務署やハローワーク等が調書や届出書等を受け取らないことはないとされています。

解説

目次

  1. 番号法上の義務
  2. 従業員が個人番号の提供を拒んだ場合の一般的な対応

番号法上の義務

 番号法14条1項においては、事業者等は個人番号関係事務実施者として、「個人番号利用事務等を処理するために必要があるときは、本人又は他の個人番号利用事務等実施者に対し個人番号の提供を求めることができる。」と定められています。

 これに対して、個人番号を有する個人に関しては、金融商品等に関する告知義務を除き、個人番号を提出することが明示的に義務付けられていません。

従業員が個人番号の提供を拒んだ場合の一般的な対応

 従業員が、自らの思想信条等に基づき、従業員本人または扶養家族の個人番号の提供や本人確認を拒んだ場合、事業者としてどのように対応すべきでしょうか。

 番号法においては、個人番号を提供する側の従業員や顧客の義務については一切規定がされていません。

 国税庁や厚生労働省のQ&Aには以下のとおり、従業員や顧客等から個人番号の提供を受けられない場合には、個人番号の記載は法律で定められた義務であることを伝えて提供を求め、それでもなお提供が受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどすれば、税務署やハローワーク等として、調書や届出書等を受け取らないことはないとされています。

国税庁 法定調書に関するFAQ

Q1-2 
 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

(答)
 法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
 それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
 経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
 なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。
雇用保険業務等における社会保障・税番号制度への対応に係るQ&A

追加Q11
 従業員から個人番号の提供が受けられなかった場合は、どのように対応すればよいか

A 
 個人番号の提供が受けられなかった場合は、提供を求めた記録等を保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。 経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは、提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。



個人番号の提供を拒否されたとしても経過等は記録、保存する

 会社や金融機関においては、上記の国税庁や厚生労働省のQ&Aにかかわらず、マイナンバー(個人番号)の収集を重要命題と考え、可能な限り、自社の従業員や顧客に対して、マイナンバー制度の意義について説明し、1回だけではなく、可能な限り何回も個人番号の提供を求めるのが望ましいでしょう。
 マイナンバーの収集について「90%は収集する」などの数値目標を立てることも重要です。

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