マイナンバーを取得する際の本人確認はどのようにすればよいか

IT・情報セキュリティ

 マイナンバーを取得する際の本人確認をどのようにすればよいか教えてください。

 個人番号を取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要です。
 法令上の義務はありませんが、本人確認をしたことの記録を作成することが望ましいでしょう。本人確認書類の保管を行う場合は安全管理上の措置を講ずる必要があります。

解説

目次

  1. 本人確認の概要
  2. 本人確認の記録の作成について
  3. 本人確認書類の保管について

本人確認の概要

 個人番号を取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要です。原則として、下記1~3のいずれかの方法によって確認する必要があります。

  1. 個人番号カード(番号確認と身元確認)
  2. 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
  3. 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

 ただし、上記の1~3の方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。

 雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。

 また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話といった非対面により個人番号を取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

本人確認の記録の作成について

 番号法やガイドライン上では、本人確認をしたことの記録を作成することは求められていません。

 しかしながら、従業員や顧客について本人確認をしたことについて事後検証をするために、本人確認をすることが望ましいと考えられます。
 記録事項としては、対象者、年月日、本人確認の方法を記載することが考えられますが、個人番号を記録することは番号法違反になり得ますので注意が必要です。

本人確認書類の保管について

 番号法上の本人確認の措置を実施するにあたり、個人番号カード等の本人確認書類を保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することができます。コピーを保管する場合には、「安全管理措置」を講ずる必要があります。

 安全管理措置を避けるために、コピーを保管しないで速やかに削除する場合には、廃棄の記録を作成する必要があるのでご注意ください。

この実務Q&Aを見ている人はこちらも見ています

無料会員登録で
リサーチ業務を効率化

1分で登録完了

無料で会員登録する