マイナンバーを代理人から取得する際、本人確認はどのようにすればよいか

IT・情報セキュリティ

 マイナンバーを代理人から取得する際の本人確認の方法について教えてください。

 代理人から本人の個人番号の提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の3つを確認する必要があります。また、代理人から個人番号を受ける場合も、本人確認の方法としては、対面による提示のほか、郵送、オンライン、電話による方法が認められています。

解説

目次

  1. 原則的な方法
    1. 代理人から対面、送付で本人確認をする方法
    2. 代理人からオンラインで本人確認をする方法
    3. 代理人から電話で本人確認をする方法
  2. 代理人が本人の個人番号の提供をする必要がある場合

原則的な方法

 代理人から本人の個人番号の提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の3つを確認する必要があります。
 原則として、下記のとおり確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

代理権の確認 代理人の身元確認 本人の番号確認
〇法定代理人の場合は戸籍謄本など
〇任意代理人の場合は委任状など
〇代理人の個人番号カード、運転免許証などの顔写真付き身分証明書 〇本人の個人番号カード、通知カード、個人番号の記載された住民票の写しなど

 また、代理人から個人番号を受ける場合も、本人確認の方法としては、対面による提示のほか、郵送、オンライン、電話による方法が認められています。

代理人から対面、送付で本人確認をする方法

 対面、送付で本人確認をする方法は、以下のとおり整理できます。送付の場合は写しでもよく、対面の場合でも本人の番号確認書類は写しでよいとされています。

代理権の確認 代理人の身元確認 本人の番号確認
〇法定代理人の場合:戸籍謄本
〇任意代理人の場合は委任状
〇代理人の個人番号カード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書
〇税理士証票
〇写真付身分証明書(写真付学生証、写真付身分証明証、写真付社員証)、写真付資格証明書(いずれも氏名および生年月日または住所が記載されているものに限る。)
〇(法人の場合は)登記事項証明書、印鑑登録証明書、国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書
〇本人の個人番号カードまたはその写し
〇本人の通知カードまたはその写し
〇本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書またはその写し
[上記方法が困難な場合]

〇本人ならびに代理人の個人識別事項(氏名および住所または生年月日)の記載及び押印のある提出書類
〇本人しか持ち得ない書類の提出(例:個人番号カード、健康保険証)による確認
[上記方法が困難な場合]
下記の2つ以上の書類の提示

〇公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
〇学生証(写真なし)、身分証明書(写真なし)、社員証(写真なし)、資格証明書(写真なし)(いずれも生活保護受給者証、恩給等の証書等)(氏名および生年月日または住所が記載されているものに限る。)
〇国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書
〇印鑑登録証明書、戸籍の附票の写し(謄本若しくは抄本も可)、住民票の写し、住民票記録事項証明書、母子健康手帳
〇源泉徴収票、支払通知書、特定口座年間取引報告書
[上記方法が困難な場合]

〇過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認
※初回の本人確認や特定個人情報ファイルを作成していない場合には利用できない。

〇自身の個人番号に相違ない旨の申立書
〇国外転出者に還付される個人番号カード・通知カード
過去に本人確認と同等の措置をした場合であって、下記のいずれかの場合は代理人の身元確認不要。

①雇用関係にある者から個人番号の提供を受ける場合で、その者を対面で確認することによって本人の代理人であることが確認できる場合
②扶養親族等から個人番号の提供を受ける場合で、その者を対面で確認することによって本人の代理人であることが確認できる場合
③継続取引を行っている者から個人番号の提供を受ける場合で、その者を対面で確認することによって本人の代理人であることが確認できる場合
④過去に実存確認をしている場合(法人の場合)

代理人からオンラインで本人確認をする方法

 オンラインで本人確認をする方法は以下のとおり整理されます。

代理権の確認 代理人の身元確認 本人の番号確認
〇本人および代理人の氏名、生年月日または住所、ならびに代理権を証明する情報が記載された委任状のデータの電子的送信 〇民間事業者(番号関係事務実施者)が本人であることを確認した上で発行されるIDおよびパスワード
〇代理人の身元確認書類(個人番号カード、運転免許証、パスポート等)のイメージデータ等(画像データ、写真等)による電子的送信

[代理人が法人の場合]
〇登記事項証明書または印鑑登録証明書および社員証等の法人との関係を証する書類(社員証等が発行されない場合は「法人の従業員である旨の証明書」)
〇国税、地方税、社会保険料または公共料金の領収書・納税証明書および社員証等の法人との関係を証する書類のイメージデータの送信(社員証等が発行されない場合は「法人の従業員である旨の証明書」)
以下の本人の書類のイメージデータ等(画像、写真等)の電子的送信

〇(本人の)個人番号カード、通知カード
〇(本人の)国外転出者に還付される個人番号カード又は通知カード
〇(本人の)住民票の写し、住民票記録事項証明書(個人番号が記載されたものに限る。)

代理人から電話で本人確認をする方法

 電話で本人確認をする方法は以下のとおり整理されます。

代理権の確認 代理人の身元確認 本人の番号確認
〇本人および代理人しか知り得ない、本人名義の以下の複数の事項の申告を受ける方法
社員番号、職員番号、契約番号、保険始期日(保険終期日)、保険契約者名、被保険者名、保険金受取人名、顧客番号、顧客ID、証券番号、口座番号、取引口座に係る指定した時点の銘柄や残高、直近の取引年月日
〇過去に本人確認の上作成している特定個人情報ファイルの確認
※初回の本人確認や特定個人情報ファイルを作成していない場合には利用できない。

代理人が本人の個人番号の提供をする必要がある場合

 税分野の年末調整においては、従業員が民間事業者に対し、その扶養家族の個人番号の提供を行うため、従業員が、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、民間事業者が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

 これに対して、「社会保障分野の国民年金の第3号被保険者の届出」では、従業員の配偶者本人が民間事業者に対し届け出る必要があるので、民間事業者が当該配偶者の本人確認を行う必要があります
 従業員が配偶者の代理人として個人番号を提供する場合は、代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認が必要となります。

 この場合、従業員が民間事業者から個人番号の収集に関する事務の委託を受けるという構成も考えられます。この場合には、社内規程や通達として定めることになると考えられます。

 もっとも、従業員に対して秘密保持義務などの委託先としての安全管理措置を求めるとともに、従業員から外部に配偶者の個人番号が漏えいした場合は委託者である民間事業者の責任になるので留意が必要です。

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