緊急措置的に導入したテレワークを恒常施策とする際の留意点 – テレワークの実施範囲・ICT環境の精査方法

テレワークの導入プロセス

　別稿 ¹ では、コロナ禍を機に緊急措置として導入したテレワークの運用見直しや恒常施策への切り替えに際する準備作業として検討すべき調査項目について、主にセキュリティ対策の面から解説しました。

　もっとも、本来、テレワークの導入に際しては、情報漏えい等のリスクに対処するためのセキュリティ対策だけでなく、職務遂行の効率化や合理化の観点から、必要なルールを策定し、ICT環境を整備するなどの準備検討を行うのが適切です。この点、テレワーク導入プロセスの一例として、厚生労働省作成のガイドブックには、下図のような導入プロセスが紹介されています。

　これからのWithコロナ、Afterコロナ時代における新しい働き方にも対応しながら安定した業務運営により事業を継続していくために、上記例などを参考に、緊急措置としてではなく、本来の導入プロセスを前提としたテレワークの導入を目指すことが検討できます。本稿では、上記の厚生労働省によるガイドブックの内容も念頭に、テレワークを恒常的に導入するうえでの検討事項について解説します。

テレワーク実施範囲の検討

　テレワーク導入に際してまず行うべきこととの1つに、テレワークに関するルールの策定があげられます。このルールにおいては、主にテレワーク対象者やテレワーク対象業務を定めることになります。

テレワーク対象者の選定

　テレワーク対象者について、コロナ禍に対応するうえでは、通勤による移動や職場の密を避けることなどを目的として一定数の対象者にテレワークの利用を認める必要がある反面、職務遂行の効率化および合理化の観点も加味して選定する必要もあります。また、導入を円滑に進めるには従業員の理解も必要になるため、各従業員の意向やニーズを確認することも有益と考えられます。
　具体的には、テレワーク対象者の選定にあたり、各従業員のテレワークの希望の有無とその理由、テレワークを希望する場合の頻度、などの調査を行うことが検討できます。

テレワーク対象業務の選定

　コロナ禍対策として緊急措置的に導入したテレワークでは、対象業務をできる限り広範に設定した企業が大半であったと考えますが、改めて業務の洗い出しを行うことにより、テレワークで実施しやすい業務と実施しにくい業務を整理することができます。また、テレワークの実施可能な業務と実施困難な業務とをわけて特定することは、会社において将来的にテレワークを普及拡大させる際に課題となる点を把握することにもつながり有益です。

（1）業務洗い出しのチェックポイント

　対象業務の洗い出しにおけるチェックポイントとして、たとえば以下のような事項が検討できます。

（2）テレワークに適した業務特性

　一般的にテレワークに適する業務の性質として、たとえば以下1から7などが考えられ、業務洗い出しの際の視点の1つとして有用と考えます。

ICT環境の整備

使用端末

　テレワークで使用する端末については、会社から端末を支給するか、各従業員の私物端末などの支給外端末を使用させるかの検討が必要となります。この点、別稿 ² で解説したとおり、支給外端末の利用を認める場合には、セキュリティリスク等に関して企業による調査が困難となる場面が想定されます。

　また、モバイル端末の紛失時のセキュリティ対策の1つとして、使用端末にモバイルデバイス管理（MDM：Mobile Device Management）のシステムを導入し、企業側でモバイル端末の遠隔操作・制御や利用情報の収集等を行うことが考えられますが、このような対策を行うにあたっては企業が支給する端末の方が適していると考えます。

　そのため、テレワークによる労務提供に必要な環境や端末については、基本的には企業側において整備するのが望ましいと考えます。

テレワーク環境におけるシステム方式 − メリット・デメリットを踏まえた選択

　テレワークの作業環境を構築する主なシステム方式としては、以下の4つの方式があります。

　上記（1）から（4）のシステム方式には、以下コメントするとおり、それぞれにメリットやデメリットがありますので、それら特性を踏まえて自社に適したシステム方式を採用することが重要です。

（1）リモートデスクトップ方式

オフィスに設置された端末のデスクトップ環境をオフィスの外で用いるパソコンやタブレット端末などで遠隔から閲覧および操作することができるシステムです。

（2）仮想デスクトップ方式

オフィスに設置されているサーバから提供される仮想デスクトップに、手元にある端末から遠隔でログインして利用するシステムです。なお、（1）リモートデスクトップ方式ではオフィスの端末にアクセスするのに対して、（2）仮想デスクトップ方式ではVDI（仮想デスクトップ）サーバにアクセスして利用する点で異なっています。

（3）クラウド型アプリ方式

インターネット上からクラウド型アプリケーションにアクセスして作業を行う方式です。

（4）会社端末の持ち帰り方式

会社で使用している端末を社外に持ち出し、主にVPN装置等を経由して社内システムにアクセスし、業務を行う方式です。

コミュニケーションツール

　テレワークを利用する従業員とオフィスで働く従業員、あるいはテレワークを利用する従業員同士をつなぐコミュニケーションツール ⁴ は、上長が労務管理を行ったり、従業員間の業務連携を図り円滑に業務を進めたりするために重要です。

（1）会議システムツール

従来から利用されてきた電話会議システムに加え、TV会議システム、特に近時は「Zoom」や「Teams」などのWeb会議システムが普及してきました。TV会議システムやWeb会議システムは、会話の相手や商品の実物等を確認しながら進める打ち合わせなどに有効です。

また、対面でのリアルタイムな会話が可能となることから、常時接続された状態とすることによってテレワーク中の従業員の業務遂行状況の確認にも用いることができます。ただしこの場合、運用ルールは業務上の必要性も加味して慎重に検討する必要があります。

（2）Eメール、チャット

Eメールは従来から利用されていましたが、複数人との間で簡単な声掛けや単文的な会話などの迅速なやり取りを行うという観点からは、「LINE WORKS」や「Slack」などのチャットツールを用いるのが効果的であり、積極的に取り入れている企業も見受けられます。

（3）情報共有ツール

情報共有ツールを用いることにより、従業員間の業務に関する情報のやり取りを、場所にとらわれず行うことができます。具体的には、資料の電子データなどを従業員間で共有するために用いる「データ共有ツール」や、資料の共有だけでなくEメールやスケジュール、ワークフロー管理など組織内の情報共有のために必要な機能が統合された「グループウェア」といったツールの利用が考えられます。これら情報共有ツールの利用によって、Eメール等では送付が困難な大容量の資料データ等も共有することができるなど、テレワークを行う場合であっても効率的な情報共有や業務進捗の把握などの実現が可能となります。

まとめ

　今後のWithコロナ、Afterコロナの時代においても、テレワークは新しい働き方として定着していくことが見込まれています。本稿では、そのような動きを踏まえ、テレワークを恒常施策として整備するにあたり参考とすべきテレワークの導入プロセスの前半部分である「テレワークの実施範囲の検討」と「ICT環境の整備」について解説しました。次稿では、導入プロセスの後半部分として「セキュリティ対策」や「教育・研修」などについて解説します。