緊急措置として利用を許可した支給外（私物）端末利用（BYOD）の利用実態の調査方法とアンケート書式例

はじめに

調査事項について

　前稿で述べたとおり、支給外端末を利用したテレワークを許可した場合、その利用実態については「セキュリティ面の調査項目」を中心に調査をするのが適切です。

調査を主導すべき部門について

　「セキュリティ面の調査項目」を中心に調査を実施する場合には、情報のセキュリティやシステム管理に携わる情報システム部門が主導し、労務管理部門と連携して調査を行うのが適切と考えます。

セキュリティ面の調査項目の調査方法

支給端末の調査

　前提として、会社支給の端末は、会社が所有し管理する物的施設であり、会社の施設管理権 ¹ が及ぶと考えられます（国鉄札幌運転区事件・最高裁昭和54年10月30日判決・民集33巻6号647頁）。
　そのため、セキュリティ面の調査のために、従業員から支給端末の提出を受けて当該端末にマルウェア感染や情報漏えい等の痕跡がないか等を調査することも可能です。

支給外端末の調査の限界

　他方で、支給外端末は、会社が所有し管理する物的施設とは異なり、これに対する会社の施設管理権は及ばないため、施設管理権の行使として支給外端末の提出を求めることはできません。

　また、判例等（西日本鉄道事件・最高裁昭和43年8月2日判決・判タ226号82頁）において、企業秩序維持の観点から従業員に対する所持品検査が認められたケースもあるものの、企業による所持品検査の指揮命令に対する従業員の協力義務の外延要件等は必ずしも明確ではありません ²。
　よって、支給外端末については、セキュリティリスクの発生が疑われる事案において、利用者本人の同意を得て行う場合でない限り、提出させて調査を行うことは困難と考えます。

支給外端末の調査方法

　以上のとおり、支給外端末を提出させて利用実態を調査することは困難であるため、支給外端末の調査方法としては、自己申告（アンケート）の方法によることが適切と考えます。

自己申告（アンケート）方式の調査における留意点

　まず、アンケートについては、テレワーク時のセキュリティ面の課題等について、従業員からできるだけ率直な意見を聴取することが重要と考えます。このような率直な意見を聴取するためにはアンケートの実施目的（たとえば、「テレワークを恒常施策に切り替えるために調査を行う」など）を明示することが適切です。

　また、テレワークは全社的な取組みであり、導入を推進するうえでは従業員全体で課題等を共有することが有効と考えられるため、アンケートの集計結果を社内に公表することが考えられます。
　さらに、アンケートは、記名式とする一方、氏名等やプライバシーに関係する事項については公表されない（秘匿される）旨を明示することでより実態を反映した正確な情報が得やすくなると考えます。

セキュリティに関する調査項目

　前稿で解説したとおりセキュリティ面については、以下の項目について調査することが考えられます。

　なお、調査項目を検討するにあたり、①前稿で紹介した特定非営利活動法人日本ネットワークセキュリティ協会（JNSA）「緊急事態宣言解除後のセキュリティ・チェックリスト」やその「解説書」に加えて、②令和2年9月11日に総務省より公表された「中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き（チェックリスト）（初版）」³ が参考になります。
　特に②では、支給端末利用か従業員所有端末（支給外端末）利用かで区別し、テレワークの方式ごとに場合をわけてセキュリティに関するチェックすべき事項を整理しており、自社が導入するテレワークの方式に応じた調査事項を選定のうえ、アンケートを作成することができると考えます。

アンケートの書式例

　参考として、2−4で述べた留意点を踏まえ、2−5で紹介した①および ②（「第2部.1.（ウ）⑤従業員所有端末・VPN／リモートデスクトップ方式」）の資料を参考に作成したアンケートの書式例を示します。  

まとめ

　コロナ禍はいまだ収束を見せず、テレワークのニーズは、今後も長期的に持続、拡大することが見込まれます。本稿では、緊急措置として支給外端末の利用（BYOD）を許可した場合の調査方法について解説しました。次稿では、テレワークを恒常施策とする場合の具体的プロセス、留意点等について解説します。