法務相談から契約管理までを一元化、多彩な導入実績を持つ「RICOH Contract Workflow Service」PR

IT・情報セキュリティ

目次

  1. 法務部門に対する相談は「複雑化し、他部門との連携が必要」に変化
  2. 「RICOH Contract Workflow Service」はリコー社内の契約管理に関するノウハウの集大成を提供
  3. 新規ビジネスの創出に取り組む企業や、契約ガバナンス強化に取り組む企業を中心に導入
  4. 相談経路の拡張機能や、案件進捗を可視化する機能も提供予定

多様な働き方の定着が進む中、法務相談から契約審査、締結といった一連の業務の進捗や履歴について、適切に管理する方法を模索している法務担当者の方も多いのではないでしょうか。

本稿では、法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」を提供するリコージャパン(以下、リコー)の同社 ICT事業本部 RDPS企画センター トレードエコシスム企画室 トレードソリューション企画1G 稲葉 洋氏に、法務部門の方から寄せられることが多い課題、「RICOH Contract Workflow Service」が法務部門にもたらす効果、具体的な活用事例について伺いました。

法務部門に対する相談は「複雑化し、他部門との連携が必要」に変化

法務担当者の方からはどのような相談が寄せられることが多いですか。

新規ビジネスの創出に関わるM&Aや資本提携、共同研究といった、回答に時間を要する案件の相談が増えてきている印象です。また、法務部門だけで完結せず知財部門をはじめとした他部門を交えた回答が求められることも多く、対応が複雑になってきているという声も伺います。

最近では、事業の拡大によって法務相談が増加する企業も多く、法務人材が足りないのが実情のようです。

加えて、法務部員と事業部の担当者間ではメールやチャットのやり取りが主流で、法務部門内で情報が共有されていないと懸念される声もよく聞かれます。そもそも、情報共有のための仕組みを設計する時間がないことを課題に捉えている方も多いですね。

契約書の管理についてはいかがでしょうか。

リモートワークの普及によって、個人や各部署が保管している紙の契約書の管理方法が現状に適していないという話もよくお聞きします。

もちろん電子契約サービスを導入する機運も各社で高まっていますが、電子契約を運用するための社内規程をどう整備するか、社内業務をどう変えるか等も悩みの種となっているようです。

そうした課題を前提として、法務部門がテクノロジーを導入するうえで各社が重視していることについて教えてください。

新規事業創出や事業拡大時に法務部門が果たすべき役割の重要性が増してきていることから、法務における業務効率の向上や法務業務のDXに絡めた相談をいただくことが多いです。

リーガルテックの導入に際しては、単純な業務効率の向上による投資対効果だけではなく、会社全体の生産性向上といった付加価値も求められています。

営業部門、生産部門のように成果が業績に直結する部隊に比べると、法務部門でのテクノロジー導入の優先度は高まりづらいようですが、会社全体の生産性向上、という文脈に乗せられると導入がスムーズに進む傾向にありますね。

「RICOH Contract Workflow Service」はリコー社内の契約管理に関するノウハウの集大成を提供

法務業務を支援するクラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」はどのような特長を持つサービスですか。

RICOH Contract Workflow Service(以下、CWS)は、法務部門と事業部門のナレッジ共有や、契約履行に関わるライフサイクルを一気通貫で管理する、リコーが培ってきた契約管理に関するノウハウの集大成を提供するクラウドサービスです。このサービスは、リコーならびに国内グループの社員が実際に利用しています。

CWSは、契約に関わる業務全般をカバーするための4つの機能を有しています。

  • 法務相談機能
    事業部門と法務部門とのやり取りを行う機能

  • 契約審査機能(稟議機能)
    契約書の社内稟議を行う機能

  • 電子契約サービス連携機能
    CWSから電子契約の締結依頼を行う機能。

  • 契約管理機能
    締結した契約書の期間管理を行う機能

当社では契約のライフサイクルについて、法務相談や契約審査からなる「契約ナレッジライフサイクル」と、電子契約や契約管理機能を用いた「契約履行ライフサイクル」という2つのサイクルがあると捉えています。CWSはこれらのサイクルを一元管理するシステムです。

RICOH Contract Workflow Serviceのコンセプト図

RICOH Contract Workflow Serviceのコンセプト図

特にユーザーの方からの評価が高い機能にはどのようなものがありますか。

法務相談機能に含まれる、簡易審査機能、担当割当機能、回答承認機能です。これらはリコーグループ内のノウハウから生まれており、法務担当者の方からは、「かゆいところに手が届き、法務ならではの運用が実現できる機能」と高い評価をいただいています。

  • 簡易審査機能
    法務相談の要否をフローに沿って自動的に判断する機能。

  • 担当割当機能
    相談される内容、難易度や部内負荷を考慮して、回答者を設定する機能。

  • 回答承認機能
    法務担当からの回答を法務部門内で内容確認して承認する機能。

なお、電子契約サービスの普及に伴い、2020年からは国内No1シェア 1 のクラウドサインや、DocuSignとの連携機能を実装し、CWSで相談・作成した契約書をそのまま電子契約の締結につなげることを実現しています。

RICOH Contract Workflow Serviceはどういった課題を抱えている企業で効果を発揮するでしょうか。

たとえば、次のような課題を持つ組織では特に効果的に活用いただけると思います。

課題1:法務部門への相談がメールやチャットなど、いろいろな方法で行われており、過去の相談履歴や回答の共有等が実現できていない


課題2:軽微な案件や標準的な相談への対応に追われ、重要案件に対応する時間がない


課題3:締結された契約情報を法務部が参照することができない

CWSを導入いただくことで、相談内容の一元化や共有を実現すると同時に、簡易審査機能を活用して、軽微な相談に自動回答したり、雛形にもとづく対応を行ったりすることで、業務の効率化を図れます。

また、紙の契約書と電子契約による契約書管理が別々で、事業部門で締結した契約書を法務部門が参照できていない場合にも契約管理機能が効果を発揮し、紙と電子の契約書を一元管理することができ、過去の契約の検索も容易に行えるようになります。

そのほかサービスの導入に際しては、どのようなサポートを行われていますか。

CWSを導入いただく際には、円滑な運用開始に向け、企業ごとの運用に沿うようなシステム設計を支援するサービスや、既存システムや紙契約書のデータを移行するサービスも提供しています。

また、電子契約を導入するにあたり、会社全体でのガバナンスに不安がある場合や、社内チェックや運用規程などに悩まれる企業では、リコーグループにおける電子契約サービスの導入事例や、社内規定のサンプルにもとづき、お客様の規程にあわせた運用設計もサポートしています。

さらに、ユーザーの皆様には、新機能に関するオンライン説明会や、機能の活用を促進するためのアドバイスを実施しています。その他にもユーザー企業同士のコミュニケーションの場となるユーザー会も毎年開催しています。

新規ビジネスの創出に取り組む企業や、契約ガバナンス強化に取り組む企業を中心に導入

RICOH Contract Workflow Serviceを実際に活用している企業の傾向はありますか。

機械製造業をはじめ新規事業創出が多い業種、情報通信業や化学製造業、製薬業、金融業などガバナンス強化の意識が高い業種の法務部門を中心に導入いただいています。

また、ITサービスや広告・マーケティング業界において、企業規模の拡大により法務部門の業務が逼迫している企業様で活用いただいているケースもあります。法務部門の規模については、数名から10名前後の組織が多い印象です。

実際に導入された企業ではどのように利用されていますか。

大手鉄道業A社
鉄道以外の分野への事業進出に伴い、従来にはなかった類型の契約に関する相談時間を確保する必要が法務部門に生じていました。
CWSを活用いただくことにより、過去に受け付けた相談と同様の質問については簡易審査機能を用いた自動回答を実現させ、重要案件への相談時間の確保に成功されています。また、法務に質問する際の必要事項を整理して法務相談時の入力項目として設定することで、質問者から法務への相談事項を明確化し、質問者のリテラシー向上にも繋げられています。

ベンチャー企業B社
事業拡大に伴い新たな社員が増える中、法務への相談手段が創立時点のままとなっており、メールやチャットによる直接的なコミュニケーションが続いていました。そのため、重要案件の共有ができない、回答が遅れるなどの問題があり、仕組みの導入で一気に解決を図りたいという課題を抱えていました。

CWSを導入し、法務相談の交通整理を行うとともに、問い合わせ手段を一本化。案件の進捗や部門内の負荷状況を一元管理することに成功し、企業の成長スピードを止めることなく、事業拡大を続けられています。

リコーグループ
先にもお話ししたとおり、CWSはリコーグループ内でも活用しています。当グループでは、契約ガバナンス強化のために、簡易審査機能と法務相談機能によって、100%の契約チェックを実現しています。また、電子契約サービス連携機能によって3割以上の契約を電子化し、印紙代や書類の郵送費を削減、年間数千万円のコスト減を実現しています。

相談経路の拡張機能や、案件進捗を可視化する機能も提供予定

RICOH Contract Workflow Serviceについて、今後のリリース予定やサービスの展望を教えてください。

はじめにもお話しましたとおり、法務部門だけで完結せず他部門との連携が必要となるような法務相談が増加していることを念頭に、複数部門にまたがった相談対応も行いやすいよう、相談経路を拡張できるような機能の提供を考えています。

また、契約業務のステータスを一括で管理し、案件の進捗状況を可視化できるような機能も実装する予定ですので、今後のサービス展開にもご期待いただければと思います。


  1. 株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年版」(電子契約ツール、2020年度実績) ↩︎

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