会社のデータを保存した私物のパソコン、スマートフォン(電子端末)を調査するうえでの考え方

IT・情報セキュリティ

 当社では私物の電子端末に会社のデータを保存することを禁止しているのですが、ある従業員が、個人で所有するスマートフォンやパソコンに会社のデータを保存していることがわかりました。この場合、当該端末の提出を求めることに法的な問題はありますか。

 また従業員が個人で所有し自宅で使用しているデスクトップ型パソコンで会社のデータを保存しているようなのですが、自宅を訪問して確認することに問題はありますか。

 企業秩序の維持が脅かされた場合には、企業は調査権を有しますし、具体的な事情のもとで従業員がその調査に応じる義務が生じると解されます。ただし、業務上で利用している私物の提出を命じたり、自宅で利用している私物に保存される業務上のデータの提出を命じたりすることができるかについては、いまだ、判例などによる明確な回答はありません。

 企業の実務上は、従業員の調査協力義務の限界が明確ではないため、調査権を行使するのにあたり、従業員から具体的な同意をとることが望ましいでしょう。また判例に基づき、従業員が調査に協力する義務があるとされる場合には、それに応じないことを理由とする懲戒処分を科したり、刑事手続による対応の可能性を検討したりすることも考えられます。

解説

目次

  1. 情報ガバナンスと従業員の私物端末について
  2. 問題発生時の従業員への調査についての法的な枠組み
  3. 従業員に対する一般的な所持品検査の適法性
  4. 同意と調査の方法

情報ガバナンスと従業員の私物端末について

 近年、従業員が自らの所有するノートパソコンやスマートフォンを会社に持ちこみ、業務に使うことを認める企業が存在します。このような行為はBYOD(bring your own device)と呼ばれ、採用する企業も増えてきていますが、業務上の利便性を向上させる一方、法的リスクへ対処する観点からは、きわめてリスクが高いといえます。不正行為が疑われた場合に、私物の電子端末からどのようにデータを収集するか、という設例のような問題も生じるでしょう。もしも海外訴訟に巻き込まれた場合には、私物の電子端末内のデータをも分析して、訴訟相手方当事者へ提出することを求められる場合もあります。

 さらに、営業秘密が保護されるための要件として、秘密として管理されていること(秘密管理性)が求められますが 1、従業員の私物電子端末による個人情報の処理を容認しており、その私物の紛失や私物からの情報漏えいがあった場合に、上記の規定で求められている必要かつ適切な措置を行っていたといえるかは、きわめて疑問が残るでしょう。

 このように従業員の私物電子端末を業務に用いる場合は、リスクを十分に検討し便益との比較も行ったうえで採否を判断すべきといえます。

問題発生時の従業員への調査についての法的な枠組み

 企業で問題が発生した場合に、従業員に対して行える調査の権限は、法的にどのように位置づけられているのでしょうか。

 まず使用者の事実調査について、最高裁は、「企業秩序に違反する行為があつた場合には、その違反行為の内容、態様、程度等を明らかにして、乱された企業秩序の回復に必要な業務上の指示、命令を発し、又は違反者に対し制裁として懲戒処分を行うため、事実関係の調査をすることができることは、当然のことといわなければならない」としています(富士重工原水禁事情聴取事件・最高裁昭和52年12月13日判決・判タ357号133頁)。

 一方、同判例では、労働者が他の労働者に対する指導、監督ないし企業秩序の維持などを職責とする者である場合は別として、そうでない場合には、「調査対象である違反行為の性質、内容、当該労働者の……違反行為見聞の機会と職務執行との関連性、より適切な調査方法の有無等諸般の事情から総合的に判断して、……調査に協力することが労務提供義務を履行する上で必要かつ合理的であると認められない限り、……調査協力義務を負うことはないものと解する」とも述べています。

 では具体例として、業務に関連する証拠として意味のあるデジタル情報が、会社のサーバの個人で使用している領域に保存されていた場合を考えてみましょう。この点について興味深い事案として日経クイック事件(東京地裁平成14年2月26日判決・労判825号50頁)があります。この事件は、誹謗中傷メールが会社内へ送付された事実があり、その行為をなした嫌疑があるとして原告に対して行われた事情聴取が名誉毀損にあたるとして、原告が会社および被告社員に対して慰謝料の支払いと、調査の際に入手した原告の個人データなどの返還を求めたものです。

これに対し裁判所は、事情聴取や、ファイルサーバ上のデータの調査の相当性を認めています。そして、プライベートな情報の取得についても、結果として事件に関係を有しない私的なファイルまで調査されることとなったとしても、真にやむを得ないことで、そのような情報を入手してしまったからといって調査自体が違法となるとはいえない、としています

従業員に対する一般的な所持品検査の適法性

 一般的な所持品検査の適法性については、西日本鉄道事件(最高裁昭和43年8月2日判決・判タ226号82頁)がリーディングケースです。この事案では所持品検査にて靴を脱いで検査する手法は許容されるのかが争いになり、これを拒否したことを理由とする懲戒解雇は違法ではないことが示されました。

 もっとも、この事案は、具体的に特定の従業員が企業秩序を侵害した疑いが現実に存在する場合についてではなく、金品の不正隠匿の摘発・防止のために行なわれる所持品検査について判断されたものです。

 これに対して、企業秩序の侵害が現実になされたうえで、原因究明のための検査が議論になった例は、多くありません。労働組合員が落としたノートに怠業行為等が読み取れる記載があることを使用者が見つけ、それを証拠化するために写しを作成した行為の是非などが争われたJR東海大阪第一車両所事件(大阪地裁平成16年9月29日判決・労判884号38頁)では、上司が適法な調査権限を有している場合に、調査の過程で企業秩序違反があると信じるに相当な根拠を有した場合に、調査・証拠保全をすることを許容していますが、一方で、調査・証拠保全の範囲は一定の限界に服することも明らかにされています

同意と調査の方法

 以上より、企業が従業員の私物電子端末の調査を考える場合、従業員の調査協力義務の限界が明確ではないため、実務上は調査権を行使するのにあたり、具体的な同意をとることが望ましいです。一方で、設例に「当該端末の提出を求めることに法的な問題はありますか」「自宅を訪問して確認することに法的な問題はありますか」とありますが、企業において、調査権の行使として提出を求めたり、自宅を訪問して確認したりすることができるとしても、従業員がそれに応じない場合も考えられます。

 同意がとれない場合に、従業員が私物を提供して調査に協力する義務があるかどうかについては、2で紹介した富士重工原水禁事情聴取事件の一般論によって判断されることになります。調査に協力する義務があるとされる場合には、それに応じないことを理由とする懲戒をなすことも可能と考えられます。

 会社の機密情報が持ち出された場合であって、従業員側の同意も見込まれないときには、問題となっている事案が何らかの刑事処分を受けうるものであるかを検討し(不正競争防止法の営業秘密の持ち出しに該当することも多いでしょう)、刑事手続きによることを検討するのも1つの選択肢になります 2

 私物に対する調査であり従業員に調査協力義務があると解したとしても、その協力義務を実効あらしめる形で、調査するためのノウハウの問題や調査方法の適法性の問題 3 は、まだ、明確な回答があるとはいえない問題だろうと思われます。そこで具体的には、実務においては以下のような対応をとることを検討いただけたらと思います。

平時の対応
  • 私物に対して、情報を移転できないような仕組みを考える
  • 私物への情報の移転自体が、企業秩序の観点から許されないことを従業員に周知する
  • 私物への情報の移転自体が行われた場合には、その私物の提出を求めうるとしておく
従業員による企業秩序違反の嫌疑がある場合の対応
  • 当該従業員から調査権行使への同意を取得する
従業員が調査権行使について同意しない場合の対応
  • 調査権行使に応じないことを理由とする懲戒処分を科す
  • 刑事手続きによる対応の可能性を検討する

  1. 経済産業省「営業秘密管理指針」(平成15年1月30日、平成31年1月23日最終改訂) ↩︎

  2. 高橋郁夫・鈴木誠・梶谷篤・荒木哲郎・北川祥一・斎藤綾・北條孝佳/編集「デジタル法務の実務Q&A」(日本加除出版、2018)320頁 ↩︎

  3. たとえば、具体的事情から調査協力義務があるといえるような場合において、証拠の滅失を防ぐために、その私物の管理者たる従業員に虚偽の事実を伝えて、その私物の占有を確保することはどうかという問題が考えられる。 ↩︎

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