株主リストを添付書面とする商業登記規則の改正内容とは?

コーポレート・M&A

目次

  1. はじめに
  2. 「株主リスト」とは
    1. 株主リストの種類
    2. 株主リストの内容
  3. どのような点に注意が必要か
    1. 書面決議が行われた場合
    2. 株式会社以外の場合
    3. 株主リストの閲覧請求
    4. 適用時期・経過措置
  4. おわりに

はじめに

 平成28年10月1日以降、株式会社の登記実務に大きな変更点が加わります。いわゆる「株主リスト」が登記申請の添付書面に加わったという点です。
 今般の商業登記規則の改正(平成28年4月20日法務省令第32号)により、平成28年10月1日以降、 登記すべき事項について株主総会決議(または種類株主総会決議)や株主(または種類株主)全員の同意が必要となる場合の株式会社の登記申請に際しては、添付書面として「株主リスト」を提出することが義務付けられることになったのです(商業登記規則61条2項・3項)。

 このような改正がなされた背景には、近時、商業・法人登記を悪用した犯罪や違法行為が後を絶たず、商業登記の真実性の担保を強化する措置をとるべきとする意見や要望が寄せられていることや、国際的にも、法人の透明性を確保することにより法人格の悪用を防止すべきであるとの要請がなされているといった事情があります。また、法人の透明性を確保することは、関係者が事後的に株主総会決議の効力を訴訟等で争う場合等においても有益となるとされています。

「株主リスト」とは

株主リストの種類

 株主リストには、大きく分けて次の3種類があります。

議決権上位10名の株主リスト
議決権数の合計が総議決権数の3分の2に達するまでの株主リスト
株主全員の株主リスト

 登記すべき事項について株主総会決議(または種類株主総会決議)が必要となる場合には、①と②のうち、リストに掲載することになる株主の人数が少ない方の添付が必要となります。

 具体的には、当該決議事項について議決権を行使することができた株主の議決権割合を多い順に順次加算していき、その合計が3分の2に達するまでの株主の人数が10名以上であれば①が必要となり、10名未満であれば②が必要となります。なお、ここでいう「議決権を行使することができた株主」とは、株主総会に出席した株主に限らず、当該議決権行使につき基準日を定めている場合には当該基準日における株主を指し、基準日を定めていない場合には当該株主総会の開催日における株主を指すことになります。

 これに対し、登記すべき事項について株主(または種類株主)全員の同意が必要となる場合には、③の添付が必要となります。具体的には、発行済み株式の全部の内容を取得条項付株式に変更するための定款変更をする場合(会社法110条)や、株式会社から持分会社に組織変更する場合(会社法776条1項)などがあります。

株主リストの内容

ア 株主リストに記載すべき株主の範囲

① 議決権上位10名の株主リストの場合

 議決権上位10名の株主とは、正確には、当該決議事項について議決権を行使することができた株主のうち、その有する議決権の数の割合を基準として上位10名となる株主をいいます。10位までに同順位の株主が複数いる場合には、その全ての株主をリストに記載することが必要となりますので、実際には11名以上の株主をリストに記載するケースも考えられます。

② 議決権数の合計が総議決権数の3分の2に達するまでの株主リストの場合

 議決権数の合計が総議決権数の3分の2に達するまでの株主とは、正確には、当該決議事項について議決権を行使することができた株主のうち、その有する議決権の数の割合を多い順に加算していき、その加算した割合が3分の2に達するまでの株主をいいます。3分の2に達するまでに同順位の株主が複数いる場合には、その全ての株主をリストに記載する必要があります。

③ 株主全員の株主リストの場合

 この場合は、文字通り株主全員(種類株主総会については種類株主全員)を記載する必要があります。

イ 株主リストに記載すべき事項

 上記①と②の株主リストには、以下の事項を記載する必要があります。

( a ) 株主の氏名または名称
( b ) 株主の住所
( c ) 株主がそれぞれ有する株式の数(種類株式については株式の種類および種類ごとの数を含む)および議決権の数
( d ) 株主がそれぞれ有する議決権の数の割合

 これに対し、上記③の株主リストの場合は、( d )を記載する必要はなく、( a )から( c )までの事項を記載すれば足ります。
 なお、一回の登記申請で株主総会決議を要する複数の登記事項について申請する場合には、原則として当該登記事項ごとに株主リストを添付する必要がありますが、各登記事項で株主リストの内容が一致する場合には、株主リストの添付は1通で足ります。その場合は、株主リストにその旨を注記する必要があります(平成28年6月23日付け法務省民商第98号・法務省民事局長通達)。

ウ 株主リストの作成名義・押印

 株主リストは、上記イの事項を「証する」書面でなければなりませんが(商業登記規則61条2項・3項)、具体的な登記実務の取扱いとしては、株主リストは代表取締役等の会社代表者の名義で作成し、登記所に提出した印鑑が押印されたものであることが要求されることになります(平成28年6月23日付け法務省民商第99号・法務省民事局商事課長依命通知)。

エ 株主リストの書式

 株主リストの作成にあたっては、上記の記載事項が記載され、作成名義と押印の要件が登記実務に合致している限り、その書式や体裁は問わないとされていますが、法務省のホームページに書式例が掲載されていますので、こちらを使用するのが便利でしょう。

 なお、株主リストは、法人税の確定申告の際に作成する「同族会社等の判定に関する明細書」や有価証券報告書中の「大株主の状況」欄と内容が類似していますが、これらは上記イの記載事項を全てカバーするものではありませんので、これらをそのまま株主リストとして使用することはできません。
 もっとも、これらを株主リストに添付することで株主リスト自体への記載事項を簡略化することは可能とされており、その場合の書式例も上記ホームページに掲載されています。ただし、これらは、あくまで当該決議事項について議決権を行使することができた株主(つまり、基準日または株主総会の日における株主)の状況と同じ内容のものでなければならず、例えば確定申告の時から当該株主総会の時までに株主の状況に変動があるような場合には、これらを利用することはできません。

どのような点に注意が必要か

書面決議が行われた場合

 登記すべき事項について株主総会または種類株主総会が必要とされる場合において、いわゆる書面決議(会社法319条1項、325条)を行うことによって当該決議があったものとみなされる場合についても、株主リストの添付が必要とされます(商業登記規則61条3項)。
 なお、書面決議を行う場合には、議決権を行使することのできる株主全員の同意が必要となりますが、添付が必要な株主リストは、株主全員のリストではなく、上記①または②のリストとなります。

株式会社以外の場合

 今回の商業登記規則の改正に伴い、投資法人登記規則と特定目的会社登記規則において、それぞれ商業登記規則61条2項および3項の規定が準用される旨の改正がなされました。これにより、投資法人および特定目的会社においても、同様の要件の下で、株主リストに相当するリスト(投資主リスト・社員リスト)の添付が必要となりました。

 持分会社(合同会社・合名会社・合資会社)や一般社団法人等、それ以外の法人においては、株主リストに相当するリストの添付は必要とはされていません。

株主リストの閲覧請求

 申請書に添付された株主リストは商業登記簿の附属書類となりますので、一定の要件の下で閲覧請求が可能です(商業登記規則21条)。ただし、今回の改正により株主リストも閲覧請求の対象に加わったことから、開示にあたっては慎重な対応を期すべく、閲覧請求手続についても同時に改正がなされましたので注意が必要です。具体的には、以下の3点が改正されました。

① 閲覧請求に際しては、閲覧の対象とする附属書類の部分を特定しなければならないとされたこと(商業登記規則21条1項)
② 閲覧の申請書には、閲覧しようとする部分についての利害関係を明らかにする事由を記載しなければならないとされたこと(同21条2項3号)
③ 閲覧の申請書には、閲覧しようとする部分についての利害関係を証する書面を添付しなければならないとされたこと(同21条3項2号)

適用時期・経過措置

 株主リストを必要とする改正は、平成28年10月1日から施行され、同日以降に行う登記申請について適用されます。したがって、同日よりも以前に登記申請を行っている場合には、その登記の完了が同日以降になる場合であっても、追加で株主リストを提出することは要しません。
 これに対し、同日以降に登記申請を行う場合には、たとえ株主総会決議が施行日以前に行われていたとしても、株主リストの添付が必要となります。

おわりに

 今回の改正に対しては、登記の悪用を防止することへの実効性に疑問がある、かえって事務負担が増すばかりではないか等の、多くの批判も見られるところです。

 たしかに株主リストの添付のみによっては登記の悪用を完全に防止することはできないと思われますが、一方で、株主リストの添付によって少なくとも一定の抑止力は働くものと推測されます。実効性の有無については、施行後の実態等を踏まえて検証する必要があると思われます。

 次に事務負担の点については、株主リストの作成にあたって既存の「同族会社等の判定に関する明細書」や有価証券報告書の記載事項を流用することが認められたこと、さらに上場会社に関しては、原則として証券保管振替機構からの総株主通知(社債、株式等の振替に関する法律151条)により基準日株主の情報を把握することができるため、情報収集に困難が生じることはないこと、非公開会社に関してはそもそも株主の変動が限定的であること等を踏まえれば、株主リストの作成においてそこまで過度な事務負担が生じるケースは多くないのではないかと思われます。

 ただし、特に中小企業などでは、現時点で正確な株主名簿が作成されていない会社も少なくないと思われますが、そのような会社では、将来の株主リストの作成を見据えて、これを機に株主名簿を整備しておくことが必要でしょう。

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